Cuánto tiempo lleva implementar un Sistema de Calidad es una pregunta que las organizaciones que toman la decisión de implementar un SGC se plantean.

Saber cuánto tiempo lleva implementar un Sistema de Calidad no es fácil decir de manera rápida, ya que esto dependerá de cada organización.

Sin embargo, a pesar de que difiere de una organización a otra, sí que es cierto que podemos estimar cuánto tiempo lleva implementar un Sistema de Calidad mediante el análisis de las deficiencias  y la definición de los pasos a seguir para realizar la implementación.

Cuánto tiempo lleva implementar un Sistema de Calidad

Un elemento del que depende en gran medida el tiempo que lleva implementar un Sistema de Calidad basado en ISO 9001:2015, es el tamaño que tenga la organización en cuestión.

En este sentido, observamos lo siguiente:

Las organizaciones con un número de empleados por debajo de 50, definidas como pequeñas, tardan, en promedio, en la implantación del SGC ISO 9001 entre 6 y 8 meses. Este tiempo asciende a un plazo de entre 8 y 12 meses para aquellas organizaciones calificadas como medianas, que son las que tienen una plantilla que puede oscilar de los 50 hasta 500 empleados. Por último y para el caso de las organizaciones con personal por encima de los 500 empleados, el tiempo de implantación va desde los 12 a los 15 meses.

Por su parte, el tiempo empleado  en poner a operar su SGC ante de la denominada auditoría de certificación lo establece el organismo de certificación implicado, pero por lo general no suelen exceder de los 6 meses.

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Cómo acelerar la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015

A continuación, enumeramos algunas cosas que puedes realizar durante la implementación del SGC ISO 9001 para reducir el tiempo implicado en ello:

• Análisis a fondo de las deficiencias: realizando un análisis exhaustivo de las deficiencias, podremos valorar todo lo que necesitamos hacer durante la aplicación. De esta forma, contar con una herramienta de análisis de las deficiencias adecuada a nuestra organización, permite a esta hacer la comparación entre lo que ya tenemos hecho y lo que tenemos que hacer de acuerdo a los requisitos establecidos por ISO 9001 2015. Recomendamos la lectura de Metodología GAP Análisis ISO 9001 2015.
• Tener un conocimiento de cómo será la aplicación en general: también es importante conocer como  será el proceso global de implantación y una buena herramienta para facilitar esto, es el diagrama de implementación en el que se especificará los pasos a seguir.
• Contar con un buen director de implantación del proyecto: de cara a llevar una buena implementación del SGC, una buena opción es darle la consideración de Proyecto y para lo cual es necesario disponer de un jefe de proyecto. En este sentido, contar con un jefe de proyecto experimentado, permitirá agilizar el proceso.
• Tomar la decisión entre iniciar la implantación desde cero o contratar ayuda externa: si optamos por ser nosotros mismos los que realicemos desde cero el proyecto, evidentemente nos llevará más tiempo, pues debemos recabar la información necesaria y adquirir el conocimiento. La otra opción es complementar nuestro propio trabajo con la ayuda de consultores externos. Esto permitirá agilizar el proceso de implantación, aunque también es cierto que implica mayor coste.

Es importante tomar un tiempo adecuado para que la ejecución del proyecto resulte exitosa. Para ello puedes ayudarte de manuales y Kits que te faciliten la puesta en práctica de los procedimientos. Algunos aspectos son necesarios que se ejecuten en su totalidad, con el fin de poder alcanzar los mayores beneficios. Tal es el caso de la comunicación a la fuerza de trabajo. No es suficiente, que el 90% del personal comprenda lo que ocurre en torno al SGC, sino que es completamente necesario que la totalidad de los empleados sepan cómo aplicar los procedimientos para asegurar el funcionamiento del SGC.

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El Software ISOTools Excellence permite la automatización del SGC basado en ISO 9001:2015, permitiendo de esta forma obtener resultados excelentes, como serán una mayor eficacia y efectividad. Facilita, también, la toma de decisiones, la gestión del conocimiento y logra ahorros en términos de tiempos y costes.

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