Sistema de Administración de Riesgos Operativos (SARO)

Antes de entrar en detalle sobre el Registro de Eventos de Riesgo Operativo según SARO, vamos a analizar ciertos aspectos relacionados que nos permitan tener una mejor comprensión del tema que tratamos.

El Sistema de Administración de Riesgos Operativos (SARO) busca que las organizaciones de Colombia tengan una administración eficiente del riesgo operativo al que se exponen, con el fin de reducir la frecuencia de suceso de aquellos eventos imprevistos y sus impactos y poder tener asegurada una ejecución normal y sin incidentes de sus operaciones.

Por Riesgo, nos referimos a la posibilidad de que ocurra cualquier evento en la organización que genere impactos sobre el logro de los objetivos.

De manera concreta, cuando hablamos de Riesgo Operativo, entendemos el conjunto de posibles pérdidas que pueden tener lugar en la organización debido a errores generados en procesos, en el trabajo realizado de las personas, en la tecnología, en las infraestructuras o incluso motivados por eventos externos a la propia organización. Cuando hablamos de Riesgo Operacional, también incluimos el correspondiente riesgo tanto legal como reputacional aparejado a los anteriores factores mencionados.

Cuando hablamos de Evento de Pérdidas, nos estamos refiriendo a aquellas situaciones que ocurren en un determinado lugar y durante un determinado periodo de tiempo, que suponen la generación de algún tipo de pérdidas.

Pues bien, todos los responsables de los procesos deberán efectuar el oportuno Registro de los eventos de Riesgo Operativo según SARO, en el momento en el que se produzca alguno, incorporando detalle del tipo de pérdida que genera el riesgo concreto materializado.

Registro de Eventos de Riesgo Operativo según SARO

En el momento en que se produzcan eventos de riesgo operativo según SARO, el correspondiente responsable del proceso en dónde haya ocurrido debe iniciar el procedimiento de registro del mismo de acuerdo a un conjunto de especificaciones concretas.

En primer lugar, deben detallar el tipo de pérdida que genera el evento de riesgo operativo. Estas pueden ser:

• Pérdidas que afectan a los Resultados.
• Pérdidas que no afectan a los Resultados.
• Eventos que no generan pérdidas.

A continuación, procederemos a registrar el evento según el formato indicado por FONPRECON (Fondo de Previsión Social del Congreso de la República).

Cada evento se identificará con un código interno, formado por  una referencia que indica el proceso en el que ha ocurrido y un número a fin de establecer un orden.

Los códigos para identificar a qué proceso se adhieren los eventos de riesgo operativo según SARO son:

• ARA: Afiliación, aportes e historia laboral.
• ARU: Atención al usuario y al ciudadano.
• GBS: Gestión de Bienes y Servicios.
• DEI: Direccionamiento Estratégico.
• GCD: Gestión de Calidad.
• RPE: Reconocimiento de Prestaciones Económicas.
• CIG: Control Interno de la Gestión.
• GJU: Gestión Jurídica.
• GAF: Gestión Administrativa y Financiera.
• GTC: Gestión Tecnológica.
• PPE: Pago de Prestaciones Económicas.
• GTH: Gestión del Talento Humano.

El registro de cada evento de riesgo debe incorporar los siguientes aspectos:

• Proceso: indicación del proceso en el que se produce.
• Fecha de descubrimiento: momento en el que se detecta.
• Fecha de inicio: fecha en la que el evento tiene su inicio.
• Fecha de finalización: cuando acaba el evento.
• Descripción: detalle del evento.
• Producto/servicio que se ve afectado: identificación del producto o servicio al que el evento afecta.
• Tipo de riesgo operativo: seguiremos la clasificación establecida por el capítulo XXIII de la circular externa 100 de 1995 y la 047 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia.
• Causas: motivos que causaron el evento.
• Consecuencias: efectos provocados.
• Tipos de pérdida: identificación de la pérdida que origina el evento.
• Registros: debe incluir la cuantía recuperada total, tanto por acciones realizadas por la propia organización y por contratación de seguros.
• Fecha de contabilización: fecha en que la pérdida se registra de manera contable.
• Diligenciamiento del registro y reporte a la Unidad de Riesgo Operativo: aquí se detalla quién diligenció, el formato, la dependencia y fecha del mismo, así como el nombre, firma y cargo de quien lo reporte, junto con la fecha de reporte.

El formato para efectuar tal registro según FONPRECON ES:

Imagen original tomada del Manual del Sistema de Administración de Riesgos Operativos de Fonprecon

Este registro efectuado debe remitirse el mismo día de materialización del evento ante la Unidad de Riesgo Operativo. Esta verificará si el evento concreto se recoge dentro de la matriz de riesgos previamente definida, para, en base a la misma, seleccionar el tratamiento a darle. En caso de no estar recogido en dicha matriz, la mencionada Unidad de Riesgo Operativa, la actualizará, incluyendo ese nuevo riesgo y las medidas de tratamientos consideradas.

Plataforma ISOTools Excellence

La plataforma tecnológica ISOTools Excellence , facilita la gestión del Sistema de Administración de Riesgos Operativos (SARO), gracias a las funcionalidades que incorpora y que ayuda a tener una eficiente gestión documental, registro de indicadores y control de procesos, así como una excelente comunicación interna, que permite mejorar el rendimiento de la organización que lo implanta.