Gestión por Procesos

Antes de abordar los métodos para la descripción de procesos, debemos conocer algunas nociones básicas sobre qué entendemos por procesos, los tipos que hay y que es el proceso de diseño.

La nueva ISO 9001:2015 y el resto de normativas actualizadas recientemente, establecen la necesidad de aplicar un enfoque a procesos para llevar a cabo la gestión del sistema de gestión.

Cuando hablamos de procesos nos referimos al conjunto de actividades que interactúan entre sí con el fin de transformar una serie de entradas en resultados determinados.

La realización del proceso no tiene sentido si no supone una transformación que agregue valor a las entradas.

Así pues, aparece una nueva forma de organizar el trabajo y es la conocida como Gestión por Procesos, la cual organiza los procesos para que sean realizados secuencialmente y poder así generar valor añadido a los inputs, de manera tal que las salidas obtenidas satisfagan los requerimientos de clientes.

Se trata de una forma de trabajar más fluida, eficiente y orientada a clientes, aspecto éste esencial en las nuevas versiones de las normas ISO.

Tipos de procesos

1.- Procesos operativos o de realización de productos: son aquellos que están involucrados de manera directa en la cadena de valor de la organización, centrados en la obtención y entrega del producto o servicio.

2.- Procesos de soporte o apoyo: engloban a aquellos que sirven de ayuda a la organización para que puedan lograr los resultados de los procesos operativos así como en el suministro de los recursos necesarios.

3.- Procesos de Gerencial, de Dirección o de Gestión: buscan guiar a la organización para que pueda lograr los resultados que le permitan cumplir con la misión definida en su momento, así como la visión, los principios, valores, política y objetivos marcados por la organización.

4.- Procesos de evaluación: se ocupan de hacer un seguimiento a otros procesos integrantes de la organización a fin de poder tener un control sobre los mismos.

5.- Procesos Tercerizados: son los procesos que subcontratamos o contratamos de manera externa.

Métodos para la descripción de procesos

Uno de los métodos para la descripción de procesos más utilizados son los Flujogramas.

Partiendo del Mapa Global de Procesos, para cada uno de los procesos se establece su propio flujograma, el cual puede ir acompañado de un procedimiento que especifique el conjunto de actividades que han sido descritas en el mencionado flujograma.

Para demostrar evidencia de control y seguimiento de tales procesos deben estar depositados en registro.

En la práctica, todo ello puede generar ciertos problemas porque los procesos no van a funcionar correctamente si la organización no cuenta con una forma sistematizada que detalle cuándo vamos a evaluar un documento, cómo va a ser validado, dónde será almacenado, cuáles son los registros, cómo hacer una trazabilidad, qué personas intervienen en ello y cómo se notifican los asuntos.

Es evidente que los procesos deben ser dinámicos y estar sujetos a cambios, pero a veces, la documentación no acompaña al mismo.

Es justamente la desactualización de documentos, una de las no conformidades más habituales detectadas durante las auditorías.

Dentro de la descripción de los procesos, un aspecto esencial para tener un efectivo control y seguimiento de los mismos es la definición de los oportunos indicadores que nos permiten recabar información sobre el funcionamiento de los procesos para poder analizarla y tabularla, buscando en todo momento con ello lograr la tan deseada mejora continua.

Ante esta situación, la mejor solución es contar con un software que sirva de ayuda para manejar todo ello de forma sistematizada, porque sería bastante incoherente implementar procesos sin que el propio sistema de gestión pueda ser automatizado.

En este sentido ISOTool Excellence le permite automatizar la gestión por procesos en su organización, aportando de esa forma mayor eficiencia.

Si desea conocer el funcionamiento de ISOTools Excellence y cómo aplicar los anteriores métodos para la descripción de procesos a través de sus aplicaciones de gestión de procesos, puede acceder al siguiente vídeo:

Plataforma ISOTools Excellence

ISOTools Excellence ayuda a que las organizaciones vean mejorada de manera continua su gestión a través de los indicadores, al favorecer la automatización de tales indicadores, así como el seguimiento y medición, con el fin de proporcionar una información precisa para la toma de decisiones, logrando así optimizar los procesos de forma continua.