Check list

El objetivo que se persigue al realizar las inspecciones en terreno es apreciar la solvencia de la empresa en la actualidad y en el futuro. El objetivo de comparar el perfil de riesgo de la organización utilizando los check list, es detectar cualquier problema que pueda afectar la capacidad que tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones, es decir, poder asegurarlos en largo plazo.

La inspección de terreno no debe estar limitada a detectar, gracias al check list, los problemas de la organización. Del mismo modo, las personas encargadas de realizar las supervisiones deben ahondar en las razones que existen e identificar las posibles soluciones.

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Los objetivos que se persiguen, por lo que se realiza el check list, se pueden separar en objetivos intermedios. Entre otros, detacamos:

• Valorar todos los activos y analizar la adecuación de las tarifas.
• Evaluar la conducta técnica del negocio.
• Evaluar el trato que se ofrece a los clientes y determinar si se utiliza alguna actividad ilegal o impropia que suponga un costo a la empresa.
• Evaluar los sistemas contables y los controles internos, además debe conocer la opinión de la alta dirección.
• Detectar todos los problemas que pueden surgir en la organización de la empresa.

Procedimiento de la inspección en terreno

Una vez que se realiza el análisis de la información financiera y estadística enviada por las compañías, el supervisor debe desarrollar un programa que se base en el análisis sistemático de los antecedes de la organización. Para realizar las inspecciones en terreno necesarias es bueno utilizar un check list.

Este plan tendrá en cuenta la frecuencia con la que se llevan a cabo las inspecciones en terreno y el perfil de riesgo que tiene la empresa. Las inspecciones en terreno son mucho más frecuentes y mucho más profundas cuando hablamos de empresas que se encuentra con dificultades económicas o financieras. Sin embargo, un cambio importante en la administración y en el plan de negocios de la empresa, todo esto puede ser una razón suficiente para llevar a cabo las inspecciones en terreno con ayuda del check list.

El plan de la inspección en terreno se debe mantener actualizado, ya que pueden surgir nuevas prioridades durante todo el año. El tiempo que lleva la realización de una inspección en terreno puede ser varios días hasta meses, dependiendo mucho del tipo de negocio, tamaño y los problemas que se puedan presentar.

La inspección en terreno tiene que empezar con una visión general de la organización, de manera que debe llevar a cabo una planificación y enfocar de forma correcta al área de trabajo. La revisión tiene que ser realizada por un conjunto de administradores y tiene que quedar registradas.

Se pueden realizar las inspecciones en terreno puede ser de una forma convencional, es decir, de manera manual. Esto puede suponer ciertos problemas, entre los que señalamos:

• Pérdida de datos. Si se trabaja en papel es mucho más fácil perderlo y esto supone que se debe volver a comenzar todo el trabajo.
• Si se trabaja en papel, es posible que se queden sin espacio en las oficinas. Esto es un factor muy importante a tener en cuenta.
• Debemos tener plena confianza en la persona que lleva a cabo las inspecciones en terreno, pero puede ser que no quede constancia de que estuvo en el lugar indicado.
• Una empresa que cuente con muchas zonas en las que se llevan a cabo las inspecciones en terreno puede tener el problema de que sea mucho más difícil de homogeneizar los criterios a seguir en todas sus localizaciones.
• El informe tiene que ser comprobado de forma manual, lo que puede generar errores humanos que varíen en las cifras.
• Puede ser que las personas encargadas de llevar a cabo la inspección en terreno se le pase la fecha en la que deba asistir. Es necesario variar el calendario que tenía previsto.

Para evitar los inconvenientes se puede automatizar el proceso con ISOTools, solucionando los problemas mencionados anteriormente:

• La persona encargada de llevar a cabo la inspección en terreno, lo que puede llevar a cabo de forma directa en la zona ya que se utiliza una tablet o smarphone.
• No será necesario tener internet en el lugar que se quiere inspeccionar, ya que se guardan los datos y se pueden sincronizar en el momento en el que se dispone de internet.
• Al usar un smarphone o tablet quedará registrada la posición por geolocalización, con lo que se puede verificar si la inspección ha sido llevada a cabo de manera satisfactoria en la localización concreta.
• Quedará registro en el tiempo que ha tardado en llevar a cabo la inspección en el terreno.
• Es necesario homogeneizar todos los criterios necesarios para comprobar que cumple o no cumple con los criterios que han sido establecidos.
• Se tiene que establecer de manera predefinida un texto que corresponda con la No Conformidad. Esto hace que se gane mucho más tiempo para otros temas.

Software para check list

ISOTools Excellence ha desarrollado una nueva funcionalidad que permite a sus usuarios configurar diferentes check list para realizar las inspecciones en terreno y enviar mecanismos de levantamiento de no conformidades u oportunidades de mejora.

Se encuentra pensada para que se puedan realizar auditorías en el terreno, inspecciones, manteamiento de equipos, etc.

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