ISO 9001

ISO 9001:2015 se compone de una cláusula en la que se expone la necesidad de la entidad de determinar las cuestiones externas e internas pertinentes para su propósito y su dirección estratégica.

Para ello utilizamos la matriz FODA. El análisis FODA lo podemos definir como un análisis estratégico fundamentado en la detección de elementos internos y externos que constituyen un diagnóstico de la capacidad competitiva de la entidad.

Este mecanismo puede dar respuesta a uno de los requerimientos que tendrá ISO9001 en su versión 2015, nos ayudará a conocer nuestro entorno, así como a nosotros mismos.

 

El análisis FODA se basa en indicadores que justifican cada uno de los elementos que lo componen, pudiendo cuantificarlos para definir, en el desarrollo de plan estratégico, nuestros objetivos.

También este análisis nos ayudará a trazar acciones que deberíamos ejecutar para aprovechar las oportunidades detectadas y a preparar nuestra organización para afrontar posibles amenazas, teniendo en cuenta tanto nuestras debilidades como nuestras fortalezas.

El objetivo final del mecanismo FODA es ayudar a las empresas a encontrar sus factores estratégicos críticos, para poder usarlos y apoyar en ellos los cambios en la entidad.

Aunque son aspectos que puede que vengan haciendo en sus entidades, ISO 9001:2015 explicita esta cuestión para alinearla con el Sistema de Gestión de la Calidad de la organización.

Dicho diagnóstico competitivo se basa en un análisis interno y un análisis externo.

Análisis interno

El análisis interno tiene un objetivo claro y directo, diagnosticar fortalezas y debilidades de una empresa. Esto nace del análisis de los recursos y capacidades de la misma, hablamos de recursos financieros, físicos, tecnológicos de reputación o humanos.

Se incluyen aquí:

• Fortalezas: Especifican los recursos y destrezas que ha alcanzado la entidad. Sirve para responder a preguntas como en qué nos diferenciamos con la competencia, qué sabemos hacer mejor, etc.
• Debilidades: Tratan los factores en los que tenemos una posición desfavorable respecto a la competencia. Tendremos que considerar el análisis de los recursos, de actividades y de riesgos.

Análisis externo

El análisis externo, de este mecanismo que podemos incorporar en nuestro Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO-9001, se compone de amenazas y oportunidades. Dichos elementos están compuestos por decisiones de terceras partes que pueden perjudicarnos de un modo directo e indirecto. Hablamos de decisiones como cambios legislativos, cambios en los gustos del cliente, proveedores que se han encontrado envueltos en problemas, catástrofes naturales, etc.

En este tipo de análisis es fundamental cuantificar a partir de qué nivel la amenaza se vuelve real y a partir de qué nivel la oportunidad constituye una oportunidad potencial real.

Para poder tomar más tarde decisiones estratégicas adecuadas se considera necesario que definamos qué es verdaderamente para nosotros una oportunidad y una amenaza, y no basarnos en detecciones inútiles.

• Oportunidades: Las oportunidades nos acercan a posibles mercados, nichos de negocio, etc. Este tipo de factores si no son reconocidos a tiempo podemos perder una ventaja competitiva importante.
• Amenazas: Las amenazas constituyen los factores que pueden poner el peligro la supervivencia de la organización. Se considera necesario que se reconozcan a tiempo para poder esquivarlas e incluso convertirlas en oportunidades.

En el momento que ya se tengan detalladas las amenazas, oportunidades, fortalezas y debilidades de una entidad podremos visualizar la situación actual de la organización y definir una estrategia alineada a nuestro Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001. Dicha estrategia será el resultado de análisis de la matriz FODA.

Para llegar a este punto antes tenemos que:

• Identificar partes involucradas

En el análisis FODA tienen que estar involucrados los sujetos que mejor conocen la entidad. Sólo será válido si se ejecuta desde el punto de vista de la gerencia.

• Participación de las partes involucradas.

Los sujetos que mejor conocen la entidad, y de las que hablábamos antes, deberían participar en una lluvia de ideas de las que se obtengan sus percepciones sobre la organización. En el momento que tengamos las opiniones la dirección tendrá que ordenarlas y determinar cuáles son objetivas y cuáles no.

• Construcción de la matriz FODA

En el momento que la alta dirección a determinado cuales son las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas objetivas tendrá que construir una matriz que refleje todos los aspectos más importantes.

• Justificación

Cada uno de los puntos de la matriz tiene que estar respaldado por datos contrastados. Hay que justificar por qué una fortaleza es tal, qué tipo de factores constituyen la fortaleza, debilidad, oportunidad o amenaza, cuantificar dichas amenazas, etc.

• Diseño de estrategias

La matriz FODA servirá de documento clave para la toma de decisiones estratégicas. Para producir dichas estrategias es necesario llevar a cabo las combinaciones posibles de los puntos de la matriz FODA.

Relación entre PEST y DAFO

El análisis PEST, otro mecanismo que se puede emplear para el Sistema de Gestión de la Calidad fundamentado en la ISO 9001:2015, suele ser útil antes del análisis FODA. El primero ayudará a identificar los factores del segundo. Estas dos herramientas pueden tener áreas comunes pero no dejan de contar con perspectivas diferentes.

PEST evalúa un mercado, mientras que DAFO evalúa un negocio o propuesta de este.

El análisis PEST es más importante en el momento que el negocio es más complicado, aunque sí es cierto que en entidades pequeñas pueden aportar datos relevantes que sin esta herramienta podrían pasar por alto.

Para todas las entidades es muy beneficioso realizar un análisis FODA, al igual que muy útil hacerlo a sus principales competidores.