ISO 9001

La norma ISO 9001 puede utilizar la Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE) para dar cumplimiento a uno de sus requisitos. Dicho requisito, contenido,  se recoge en el capítulo 4 del borrador DIS de la norma.

Podemos conocer y evaluar los factores externos a nuestra organización con dicha herramienta, que pueden afectar o tener impacto en la capacidad de ofrecer productos o servicios de calidad.

Dicha matriz, alineada al Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO9001, posibilita a la estrategia de la entidad resumir y evaluar información de clase económica, social, cultural, demográfica, ambiental, gubernamental, política, competitiva, jurídica y tecnológica.

 

Este tipo de matrices pueden responder a este requisito de la norma ISO-9001 de una forma sencilla, solo consta de cinco pasos muy fáciles de completar:

1. Listar oportunidades y amenazas.
2. Asignar valores relativos.
3. Asignar calificación.
4. Multiplicación paso 2 y paso 3.
5. Determinar valor ponderado.

• Paso 1

En primer lugar formularemos una lista de los factores que consideramos que son críticos para el éxito de la entidad. Elaborar una lista de diez o veinte factores sería lo idóneo, entre ellos se tendrán que incluir tanto oportunidades como amenazas que perjudican a la entidad y al sector.

Se considera conveniente anotar las oportunidades seguidas de las amenazas, y ser lo más concretos posible para eludir errores o confusiones.

Las oportunidades y amenazas externas se refieren a las tendencias y sucesos económicos, sociales, culturales, demográficos, ambientales, políticos, gubernamentales, tecnológicos, competitivos y legales.

Tanto las oportunidades como las amenazas están más allá del control de la empresa.

 

• Paso 2

Atribuir un peso relativo a cada factor, de 0 a 1, que señale la importancia relativa que posee cada uno de ellos para alcanzar el éxito. Habitualmente las oportunidades tendrán pesos más elevados que las amenazas, aunque éstas pueden tener pesos con valores altos si son muy graves. La suma de todos los pesos tiene que dar un valor de 1.

Esta puntuación indica de qué manera afecta un determinado factor al éxito de la empresa.

• Paso 3

En el tercer paso tendremos que asignar una calificación, entre 1 y 4, que determinará si las estrategias realizadas en ese momento en la empresa están respondiendo con eficacia. Dichos valores serán fijados a cada uno de los factores considerados determinantes para el éxito de la institución. Respecto a esta calificación, 4 se traduce en la estrategia que está dando una respuesta superior a lo esperado, 3 está dando una respuesta superior a la media, 2 significa que está dando una respuesta media, y finalmente 1 que la respuesta es mala.

• Paso 4

Multiplicar el peso de la etapa 2 por la calificación dada en la etapa 3 para cada elemento. De este producto se obtiene una calificación ponderada.

• Paso 5

Finalmente sumamos las calificaciones ponderadas obtenidas en el paso 4 para cada una de las variables y así determinar el total ponderado de la empresa.

Sin importar la cantidad de oportunidades y amenazas consideradas al principio en esta matriz de evaluación de factores externos, el total ponderado más alto que se podrá obtener en una entidad será de 4 y el más bajo de 1.

Un resultado obtenido de 4 indica que la empresa en cuestión está respondiendo de una manera magnífica a las oportunidades y amenazas que se les presentan. Esto es, las estrategias que tienen puestas en marcha en la empresa están aprovechando de la mejor forma posible las oportunidades que les llegan y detectan, y están reduciendo o minimizando de una manera eficaz los efectos negativos que pudieran darse de las amenazas externas.

Un resultado de 1 se traduce en un mal funcionamiento y desarrollo de las estrategias, pues no están aprovechando adecuadamente las oportunidades ni están esquivando amenazas.

En definitiva el funcionamiento de esta matriz se resume en recabar información, asimilar y evaluar. Dichos elementos conforman la matriz de evaluación de factores externos.

La norma ISO 9001 pretende alinear la planificación estratégica con la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Esto se encuentra implícito en el requisito 4.1 “Conocimiento de la organización y su contexto”.

En este requisito, ISO9001 se indica que la empresa tendrá que determinar los aspectos internos y externos que pueden perjudicar a su capacidad para alcanzar los resultados previstos. Además, las entidades deberán llevar a cabo un seguimiento y una revisión acerca de las cuestiones internas y externas determinadas.

Software para un SGC

La mejor manera de llevar a cabo este tipo de evaluación es a través de la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad según ISO9001. Minimizará tiempo y costes en el momento de realizar este tipo de matrices para dar respuesta al requisito en cuestión de la futura ISO 9001:2015. Esta automatización es posible gracias a herramientas como el Software ISOTools. Dicho Software está diseñado para cubrir de manera eficaz cada uno de los requerimientos de un SGC, lograr resultados excelentes y obtener beneficios como son el incremento de la eficacia y efectividad del sistema, máximo retorno de la inversión, impacto positivo en el medioambiente, facilidad en la toma de decisiones, gestión de conocimiento y mejora continua, satisfacción del cliente, ahorro de tiempo y costes y mejora del trabajo en equipo.