ISO 9001:2015

Para la próxima ISO 9001:2015 será imprescindible hacer uso de diversas herramientas para lograr la consecución de sus requerimientos. Por ejemplo, para la cláusula 4.1 “Comprender la organización y su contexto” es necesario emplear ciertas metodologías, en este post trataremos concretamente del Benchmarking.

Cuando hablamos del Benchmarking, nos referimos a un proceso sistemático y continuo que se encarga de realizar un análisis comparativo de los productos y/o servicios ofrecidos por aquellas organizaciones que lleven a cabo las mejores prácticas, con el único objetivo de adquirir esa cultura organizativa y aplicarla.

En ningún caso podemos referirnos al Benchmarking como espionaje de la competencia, es muy importante clarificar los conceptos de buenas prácticas y áreas de interés.

Aquellas organizaciones en las que tengan implementado un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001, al hacer uso del Benchmarking verán cómo pueden:

• Evaluar los resultados obtenido por otra organización externa en función de los elementos clave que permiten alcanzar el éxito.
• Establecer el modo que han empleado dichas organizaciones para conseguir los resultados mencionados en el punto anterior.
• Hacer uso de la información adquirida para determinar y establecer objetivos y estrategias en su propia organización.

El Benchmarking es un proceso que se estructura en cinco etapas y que aplicaremos en este caso en nuestro Sistema de Gestión de la Calidad según ISO9001

1. Planificación:

• En un principio hay que definir exactamente lo que se va a exponer al proceso de Benchmarking, para ello la organización establecerá los productos y/o servicios que considere.
• Determinar la organización con la que nos vamos a comparar.
• Disponer del método empleado para recopilar la información. En este caso es posible emplear fuentes internas o externas.

2. Análisis

• Adquirir información en cuanto a las mejores prácticas utilizadas en otras organizaciones y equipararlos con las operaciones internas desarrolladas para localizar aquello que nos impide mejorar.
• Establecer el alcance de mejora que se quiere lograr en el desempeño futuro.

3. Integración

• Llevar a cabo una correcta comunicación a través del método preciso y organizar los hallazgos detectados para conseguir una mejora de la presentación y fomentar la comprensión.
• Establecer unas metas que sean consecuentes con los resultados que se establezcan.

4. Acción

• Llevar a cabo lo que se ha planificado, será necesario de definir las acciones a realizar y considerar los recursos necesarios para ejecutarlo.
• Implementar las mejores prácticas.
• Buscar de un modo continuo mejores prácticas.

5. Maduración

• Integrar las buenas prácticas en todos los procesos de la organización.

Hasta aquí hemos hablado de las etapas indispensables para desarrollar el proceso de Benchmarking en la organización. A continuación vamos a dar las claves para que la implementación de este modelo tenga el éxito esperado.

• Continuar con una serie de actividades de un modo lógico y simple.
• Centrar los esfuerzos sobre la planificación y la organización. Hay que conocer las necesidades de los usuarios, contar con los recursos necesarios para cumplir con el cometido del proceso de Benchmarking, elegir los participantes del grupo de trabajo y darle ordenes, desarrollar instrumentos para aunar la información e implementar protocolos en los que se determinen los comportamientos.
• Aplicar un Benchmarking orientado al usuario, para lo que se emplean procesos para detectar las propias necesidades de los usuarios en dicho proceso, en el protocolo y la información.
• Tener un proceso de benchmarking flexible, para que se pueda adaptar a cualquier tipo de modificación.

Si la organización decide implementar el proceso de Benchmarking concretamente en su Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO-9001, se debe saber que hay cinco niveles de Benchmarking:

1. Interno: Es el que se realiza en la organización, es posible que en estas situaciones las organizaciones dispongan de propios departamentos. De estos cinco niveles este es el más sencillo, debido a que la información relativa a los procesos, clientes o competidores está fácilmente accesible.
2. Competitivo directo: En todas las organizaciones existe un claro competidor que es considerado como el ejemplo a seguir. Si queremos lograr información de interés la situación se complica más que en el nivel anterior. El método más empleado para conseguir la información relativa a este competidor es a través de un tercero.
3. Competitivo latente: Este nivel se refiere a aquellos casos en los que las organizaciones que se quieren tomar como ejemplo no tienen las mismas características que la nuestra y por lo tanto, no pueden competir en nuestro mercado. En este nivel también se pueden considerar las empresas que por el momento no forman parte de ningún mercado pero que en un futuro próximo si lo harán.
4. No competitivo: Cuando la organización que se quiere tomar como referencia no compite con la nuestra de una manera directa. Se pueden dar diversas situaciones, una de ellas es que esa organización no trabaje en el mismo mercado por motivos geográficos y la segunda opción es que esa empresa pertenezca a otro sector de actividad. Independientemente de las circunstancias, el proceso se deberá adaptar a las características de la compañía y conseguir la información no se debe tornar complicado.
5. Nivel ambicioso: Las organizaciones que alcancen este nivel será porque habrán detectado la organización que lleva a cabo las mejores prácticas posibles por lo tanto, la que deberían de adoptar como modelo.

El Benchmarking se puede aplicar en el Sistema de Gestión de la Calidad de cualquier tipo de organización y así cumplir con los requisitos expuestos por la norma ISO 9001.

Software para un Sistema de Gestión de Calidad

Si queremos lograr incrementos de la eficiencia y eficacia de un Sistema de Gestión de la Calidad se puede optar por la automatización de dicho sistema. Puede recurrir al Software ISO de ISOTools ya que se ha desarrollado para cumplir con los requerimientos de la norma ISO 9001 y se mantendrá actualizado para la próxima versión de la norma.