Manual de calidad

El manual de calidad de una empresa para el Sistema de Gestión de la Calidad que se encuentre implementado o que se deba implementar por la organización según ISO 9001 debe utilizar la documentación de la política de calidad y de todos los procedimientos que se encuentran acorde con los objetivos perseguidos por la organización.

El manual refleja un planteamiento de cómo administrar las actividades de saneamiento, operativas, mantenimiento, registro, trazabilidad, control y capacitación que debe ser realiza para conseguir el objetivo de calidad.

No existe nada más aburrido que escribir el manual de calidad de una empresa que nadie va a leer y muy probable que tampoco se llegue a emplear por parte de todos los empleados, ya que hay que saber motivar utilizando el proceso adecuado para realizar un manual de calidad que todo el personal de la organización quiera leer y aplicar.

Para comenzar debe saber qué es un manual de calidad de una empresa. Es un documento de alto valor que contiene una recopilación muy organizada de forma coherente de las políticas y los procedimientos que definen como se realizan las actividades de la organización de una forma metódica y eficaz.

Cada vez que la organización desarrolla una práctica exitosa, esta debería documentarse en el manual o el procedimiento que toque con el fin de garantizar que se aplique y se mejore de forma continua.

La definición de manual de calidad de una empresa es:

La norma ISO 9001 cita en el apartado 3.7.4 “Manual de la calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una empresa (pueden variar en nivel de detalle y formato, adecuándose a las necesidades de la organización)”.

La norma ISO 9001 señala diferentes requisitos en su documentación, uno de ellos es la necesidad de contar con el manual de calidad de una empresa que ofrezcan sentido e identidad a la estrategia seguida por la organización para conseguir la calidad requerida por el cliente. En el apartado 4.2.2 dice que las empresas tienen que establecer y mantener un manual en el que se incluya:

• El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, con sus detalles y la justificación de cualquier tipo de exclusión.
• Todos los procedimientos se deben encontrar documentados y establecidos para que funcione el Sistema de Gestión de la Calidad, además de hacer referencia a los mismos.
• Establecer una descripción de la interacción entre todos los procesos del Sistema de Gestión.

De igual forma cualquier otro documento del manual de calidad de una empresa tiene que estar sujeto a los requisitos que establece el apartado 4.2.3 “Control de documentos”.

Un manual de la calidad puede establecerse perfectamente en un documento que cuente con 5 folios. Se debe clarificar todas las definiciones y los requisitos del manual de calidad de una empresa para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad según la norma ISO 9001, lo siguiente será definir un proceso que nos ayude a desarrollar el manual de calidad de una empresa realmente útil.

El proceso para redactar un manual de calidad

1. Analizar todas las necesidades de un manual: se realiza el diagnóstico del estado actual de la organización y su relación con el Sistema de Gestión de la Calidad.
2. Se debe establecer el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad: esto suponer realizar un mapa con todos los procesos de la organización en el que se clarifique la cadena desde el cliente hasta el proveedor, surgen diferentes necesidades al realizar este mapa de procedimientos de referencia y controles necesarios.
3. Se tiene que definir la misión, visión y los valores de la organización: esto supone poner por escrito la intención de proporcionar al cliente la mayor calidad en sus productos y en sus servicios, además de establecer un cuadro de mando de objetivos de calidad.
4. Se define una plataforma tecnológica en la que se soporta el manual, la realización, la revisión, aprobación y publicación, etc. en el que se describe de forma fácil una de las etapas más largas del todo el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001.
5. En el último paso se tiene que definir las líneas de comunicación que se utilizaran en la organización, además se debe distribuir el manual de calidad de una empresa a todas las personas que lo necesite y le vaya a dar el uso adecuado.

 

Una vez que realizamos el manual de calidad de una empresa y no se certifica ¿Por qué se utiliza?

Podemos dar las siguientes ideas de porque utilizar el manual de calidad de una empresa y por qué no se certifica:

• Los manuales se hacen para las certificaciones y los auditores externos.
• No siempre tienen porque estar dirigidos al personal de la organización.
• Carecen de un diseño atractivo que haga fácil su lectura.
• Los  usuarios puede ser que no estén acostumbrados leer ni disponen del tiempo.
• El manual de calidad de una empresa no se mejore con el paso del tiempo.
• Suele tratarse de documentos con demasiados folios difíciles de transportar.
• No se realiza la difusión correctamente.
• El responsable de calidad abandona su manual.
• El manual no se encuentra alineado con la estrategia de la organización y la satisfacción del cliente.
• Se utilizan las mismas plataformas de siempre, papel y carpetas.
• Son demasiadas hojas que leer.

El manual de calidad de una empresa debe cumplir con todos los requisitos que establece la norma ISO 9001, se debe alinear con la organización y su estrategia debe ir en pro de satisfacer las necesidades de los usuarios de los productos de la organización.

El manual de calidad de una empresa debe tener un diseño atractivo, bien organizado y divertido para hacer mucho más fácil su lectura.

Software para ISO 9001

El Software ISOTools Excellence se encuentra preparado para ayudar a organizaciones de todo el mundo, como puede ser en Colombia, a implementar, mantener y gestionar su Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001.