ISO 9001

Hemos hablado de las diferentes metodologías de detección de brechas o análisis GAP aplicado a la nueva versión de la norma ISO 9001 de reciente aprobación.

Las metodologías de análisis GAP se fundamentan en la detección de las diferencias que existen entre la situación de hoy en día en la que se encuentra un determinado elemento y deseable. De esta forma, nos da una idea de cuál es el esfuerzo de adaptación de la realidad que existe en la actualidad y qué es necesario poner en marcha para conseguir ese ideal.

Esta metodología aplicada al Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 y al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 ayuda a fomentar las diferentes situaciones específicas como es el caso de la adaptación a las modificaciones del estándar de referencia o a la preparación de la auditoría, ya sea externa o interna.

 

Se constituyen elementos que se pueden aplicar en el ámbito directivo como la gestión directa apoyando a la toma de decisiones, ayudando a definir prioridades y gestionar los recursos y los esfuerzos.

En el caso del análisis GAP ISO 9001, esta metodología se encuentra orientada a las empresas que afrontan el proceso de transición hacia la nueva versión de la norma ISO 9001, aunque también es una ayuda para las personas que por primera vez trabajan en el ámbito de los SGC.

Veamos algún ejemplo de la metodología de Análisis GAP para la norma ISO 9001 mediante la aplicación realizada por ISOTools en su software ISO.

Se supone que una organización de tamaño mediano el ámbito de los servicios empresarial, por ejemplo una consulta contable. La verdad es que no importa el tipo de empresa, el tamaño o el sector para trabajar con la metodología, ya que trabaja con la misma filosofía que la norma ISO 9001, siendo la aplicación “universal”.

La organización está certificada con la norma ISO 9001 y tiene que trabajar en el proceso de transición a la nueva norma ya que su certificado expira en el mes de marzo de 2016 y quiere estar preparada para esa auditoría externa.

La consultora contable opta por la realización del análisis GAP para conocer lo que tiene que realizar y las prioridades que tiene para que en unos meses se puedan llegar para obtener la confianza de certificación.

En primer lugar se opta por hacer una evaluación en el nivel directivo o ejecutivo valorando toda la aplicabilidad y el cumplimiento de los bloques de requisitos que contempla la norma ISO 9001. Así, va cumplimentando su autoevaluación y comenzar a darse cuenta de las primeras brechas de su sistema de gestión.

Por ejemplo, en el apartado 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, las empresas reflexiona sobre si se han establecidos las partes interesadas, además de los requisitos de las mismas, que son relevantes para el Sistema de Gestión de la Calidad o si se realiza el seguimiento y la revisión de la información relevante sobre las partes interesadas. La respuesta a estas dos preguntas es que no cumple con los requisitos. Éstos son apartados de la nueva ISO 9001 y aunque llevan muchos años trabajando con el Sistema de Gestión de la Calidad, sin algo novedoso para la organización.

Figura 1

Nuestra empresa sigue con el proceso de autoexploración del apartado 4 y de parte del 5 de la norma ISO 9001, detectado algunas oportunidades de mejora importantes para la organización, fortalezas y observaciones a tener en cuenta respecto a los  bloques de contenidos.

Finalizando el proceso, tenemos como resultado una primera aproximación a los niveles de cumplimiento de la empresa y comenzamos a hacernos una idea del GAP entre nuestro Sistema de Gestión de la Calidad actual  y el que debemos tener en marzo del año 2016.

Figura 2

La dirección da el visto bueno para conseguir un plan de actuación de la transición a la nueva norma ISO 9001, de tal forma que la compañía pasa a la evaluación detallada.

Aquí es donde se comienza a analizar, requisito a requisito al grado de cumplimiento y, en caso de contar con todas las medidas relacionadas con cada uno, valorar el grado de implementar de las mismas otorgándoles un nivel de madurez como los definidos en la norma ISO 9004. En el caso de las correspondientes al apartado 4.2, la organización no tiene medidas actuales.

Figura 3

Con la autoevaluación detallada se termina y se determina las prioridades de actuación, la organización de consultoría contable establece las medidas a implantar como, por ejemplo, para el apartado 4.2 decide hacer una identificación y evaluación de las partes interesadas de su negocio y establecer mecanismos de comunicación para la determinación de los requisitos de las mismas que son la aplicación. Todas las actividades del plan de acción que se acompañan en sus fechas, responsables, recursos y medidas de control o evaluación.

Después del proceso de análisis interno, la empresa se encuentra lista para la acción, tiene que hacer, cuándo y cuál es el objetivo final de este proceso: superar la auditoría externa y obtener la certificación conforme a la ISO 9001.

La metodología del análisis GAP de la norma ISO 9001 que ha ayudado a la empresa a detectar las principales brechas, acotarlas, definir el plan de acción y ponerlo en marcha sin perder de vista las prioridades de la empresa.

Software NTC ISO 9001

Para adaptar el Sistema de Gestión a los nuevos requisitos de la NTC ISO 9001 de la manera más sencilla y eficaz, las organizaciones se deciden por hacer uso de herramientas tecnológicas como el Software ISOTools Excellence que tiene características y funcionalidades precisas para dar cumplimiento a los nuevos requisitos.