Automatizar la Gestión de la Calidad en el Sector Servicios

Automatizar la Gestión de la Calidad aporta múltiples beneficios que se traducen en mayor rendimiento y desempeño de los Sistemas de Gestión de la Calidad.

Concretamente, en el artículo de hoy queremos exponer un caso concreto de éxito en el Sector Servicios, en el cual vemos la mejoría que ha experimentado la empresa Moto Mart S.A. a raíz de la decisión de automatizar la Gestión de la Calidad.

Moto Mart S.A. es una empresa colombiana con más de 33 años dedicada a comercializar maquinaria agrícola y que en los últimos años ha experimentado cambios positvos que le han llevado a inaugurar nueva sede de mayor dimensión y ampliar sus colaboradores, hasta alcanzar ya los 130 a nivel nacional.

Problemas que impulsaron a automatizar la Gestión de la Calidad

Este crecimiento que estaba experimentado Moto Mart S.A. le llevó a:

• Necesitar un mayor control de los recursos humanos, puesto que como hemos comentado aumentó.
• Al haber un único responsable en recopilar toda la información necesaria en base a la cual construir indicadores del desempeño, éstos no estaban disponibles de inmediato.
• La falta de automatización provocaba un gestión ineficiente de documentos, inclusive extravíos de los mismos y duplicidades.
• Las acciones correctivas así como las preventivas no quedaban documentadas.
• Problemas por falta de comunicación entre sedes.
• Se estaban aún utilizando documentos que estaban obsoletos.
• El paso de la información recogida mediante encuestas a las respectivas tablas de Excel conllevaba más tiempo del que debería.

Todo esto frenaba el avance en la productividad a la que podría llegar Moto Mart S.A.

Es por todas las anteriores razones, las que condujeron a Moto Mart S.A. a decantarse por automatizar la Gestión de la Calidad mediante el Software ISO, como manera de poder poner solución a los problemas que presentaban en la gestión de la calidad de su organización.

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Beneficios que obtuvo Moto Mart S.A. al automatizar la Gestión de la Calidad mediante el Software ISO

A partir de la automatización de su Sistema de Gestión de la Calidad, Moto Mart S.A ha experimentado una serie de cambios relevantes que le están permitiendo optimizar la eficiencia de su SGC, con el consiguiente incremento del rendimiento de la organización.

Estos cambios experimentados en su Sistema de Gestión de la Calidad a raíz de la automatización del mismo mediante el Software ISO son los siguientes:

• Cuenta ahora con una herramienta de gestión de los recursos humanos que permite tener el control del personal en relación a definir perfiles, cargos, y en general tener un control de toda la documentación asociada a cada empleado, organizándolos por departamentos.
• Gracias a tratarse de una plataforma centralizada favorece la comunicación fluida entre la junta directiva y las diferentes sucursales.
• Ofrece la plataforma necesaria para tener un correcta gestión de sus proveedores, lo que incluye tanto la evaluación como el seguimiento del mismo.

• Podemos tener los indicadores disponibles cuando lo necesitemos, ya que el Software ISO presenta la aplicación adecuada para generarlos de manera automática.
• Presenta también una aplicación para gestionar la documentación necesaria, conteniendo tan sólo la que esté en vigor y eliminando de esta forma los problemas derivados de utilización de documentación no vigente. Además permite tenerla toda centralizada, evitando pérdidas y duplicidades de trabajo.
• Igualmente y en lo referente a la tabulación de las encuestas, el software ISO, ofrece la plataforma para poder realizarlo de manera automática y no tener que emplear tanto tiempo en hacerlo manualmente.

La automatización del Sistema de Gestión de Calidad se realizó rápidamente, gracias al fácil uso en combinación con la funciones de personalización potentes con la que cuenta el Software ISO. Concretamente Moto Mart S.A vió automatizado su SGC en un periodo de tan sólo tres meses.

Puede conocer más casos reales en nuestra sección de Casos de éxito.

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