¿Por qué automatizar un Sistema de Gestión de Calidad con un software ISO 9001?

Software ISO 9001

Durante este artículo queremos que conozca cómo puede ayudarle el software ISO 9001 ISOTools. Es necesario que conozcan los diferentes problemas que puede suponer contar con un Sistema de Gestión de Calidad gestionado de forma tradicional y las soluciones que puede ofrecer un software ISO 9001.

La norma ISO 9001 es el estándar internacional para Sistema de Gestión de Calidad publicada por ISO. La actualización más reciente de la norma ha sido en 2015, y se la conoce como ISO 9001 2015. Para ser publicada y actualizada, la norma ISO 9001 tuvo que ser aceptada por la mayoría de miembros para que se puediera convertir en un estándar internacionalmente reconocido, lo que significa que es aceptada por la mayoría de los países de todo el mundo.

Podemos poner como ejemplo una empresa, del sector automovilístico, que cuenta con diferentes sedes distribuidas por todo el país. Dicha empresa cuenta con la última tecnología para sus instalaciones, por lo que no podría ser menos en su sistema de gestión. Al ser una empresa de gran tamaño, supongamos, que cuenta con números colaboradores que deben ser controlados.

Además de tener implementada la norma ISO 9001, tiene como plan de futuro la implementación de la norma ISO 14001, OHSAS 18001 y el modelo Balanced Scorecard.

Gracias a ISOTools dicha empresa podrá reducir todos sus documentos obsoletos. Se consigue depurar más de 80 documentos y quedarse con 50 que son los que realmente se estaban utilizando en la gestión.

Los problemas que impulsaron a esta organización a automatizar el Sistema de Gestión de Calidad con el software ISO 9001:

El crecimiento de la organización se hace relevante al contar un mayor número de colaboradores, por lo que necesitaba realizar un mayor control por parte del departamento de recursos humanos.
La disponibilidad de indicadores se centralizaba en un solo responsable. Esta persona tardaba más de un mes en poder recolectar toda la información y consolidarla en un Excel, lo que no permite la disposición inmediata de la misma.
Duplicidad de la gestión de no conformidades debido al extravío de carpetas y archivos.
No se realiza una documentación de las acciones correctivas y preventivas.
La comunicación entre las diferentes sedes de la organización era dificultosa, perdiendo información o haciendo que no llegue todo lo que debería llegar.
Se perdía mucho tiempo en gestionar una gran cantidad de documentos obsoletos.
Era necesario invertir mucho tiempo en la realización de las encuestas y en la gestión de la información obtenida en dichas encuestas.

El crecimiento de la organización se hace relevante al contar un software de gestión #ISO

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El software ISO 9001 ha podido ayudar a la organización de la siguiente manera:

Es una herramienta de gestión de recursos humanos que ofrece una respuesta rápida a las necesidades del responsable de calidad como generar hojas de vida, asociar cargos, definir perfiles y registrar documentos de cada persona, lo que le permite la organización por departamentos.
El software ISO 9001 ofrece una solución centralizada que hace posible que entre la junta directiva de la organización y las diferentes sedes exista una buena comunicación, facilitando la toma de decisiones.
La gestión de los proveedores se realiza una forma mucho más sencilla y rápida. El Software ISO 9001 permite realizar la evaluación y el seguimiento de los proveedores.
Gestionar los indicadores es fácil de utilizar, ya que se corresponde con la necesidad de centralizar y preparar de forma automática los reportes, informes y cuadros de mando por medio de gráficos y alertas semafóricas optimizando la visualización.
La gestión de los documentos, elaboración y aprobación, se encuentra organizado mediante un circuito al que sólo los empleados autorizados tienen acceso. Los demás usuarios pueden configurarse para que puedan leerlos o descargarlos. De esta forma se unifica y consolida la información en un solo lugar y hace mucho más fácil la localización y el control de documentos vigentes y obsoletos.
El software ISO 9001 gestiona y tabula de forma automática las encuestas realizadas a los clientes internos y externos, optimizando los tiempos destinados a dicha actividad.

¿Cuáles son las mejoras que puede obtener en un Sistema Integrado de Gestión con el software?

Registro y control de los recursos humanos a la hora de asignar responsable de seguimiento, tareas y ejecución de acciones.
Seguimiento inmediato de las encuestas, ya que se generan de forma automática las estadísticas y los informes facilitando la toma de decisiones.
Es posible unificar, ubicar y controlar los indicadores, documentos y planes de mejora para que los responsables puedan vincularlas de forma fácil a las estrategias y a un seguimiento específico.
Se permite el acceso a la información desde cualquier lugar a tiempo real, se facilita la toma de decisiones por parte de la alta gerencia.
Se mejora la gestión de los proveedores, ya que es necesario evaluar y hacer seguimientos periódicos.
La gestión de no conformidades y acciones correctivas hacen que se evite la duplicidad de documentos.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras herramientas, del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.