Gestión por procesos en las organizaciones

La Gestión por Procesos en las organizaciones  es la forma imperante hoy en día en la que la mayoría de ellas organizan su trabajo. La base de esta forma de organizar el trabajo está orientada al cliente. 

Concretamente, la Gestión por Procesos en las organizaciones estructura estos de manera tal que permita realizar los mismos de una manera secuencial, generando un valor añadido a las entradas, de modo que las salidas que se obtengan satisfagan las necesidades de los clientes.

Como vemos, esta forma de estructurar la manera de realizar el trabajo permite tener un flujo más eficiente y enfocado en todo momento a las necesidades de clientes, sin perder de vista las relaciones con proveedores.

Tipos de procesos

A la hora de identificar los procesos que tiene lugar en una organización, vemos claramente que cada uno tiene una relevancia diferente, afectando a distintos niveles de la jerarquía de la propia organización. A continuación, mostramos los diferentes tipos de procesos que podemos identificar en toda organización:

1.- Procesos estratégicos: estos están orientados a la propia definición y control de las metas que la organización quiere lograr, así como las políticas a seguir y las estrategias a desarrollar para su alcance. Estos procesos son competencia directa de la alta dirección.

2.- Procesos operativos: estos procesos buscan poner en prácticas las acciones oportunas para poder hacer realidad las políticas, así como las estrategias que durante los procesos estratégicos han definido la alta dirección. De los procesos operativos se ocuparán los diferentes directores de departamentos o también llamados directores funcionales, en colaboración con el equipo humano de cada departamento.

3.- Procesos de apoyo: con estos nos referimos a aquellos que no tiene vinculación exacta con las políticas definidas, pero que son esenciales para garantizar un óptimo rendimiento de los procesos operativos.

La organización analizará en primer lugar, cuál es el núcleo de su actividad y los procesos vinculados estrechamente a esta. Así pues, una vez hecho esto, categorizará sus diferentes procesos en cada una de las 3 tipologías identificadas.

La mayor atención de la organización, se pondrá sobre los procesos operativos y en base a los mismos define las relaciones existentes entre unos y otros procesos, mediante el conocido como despliegue de procesos que puede conllevar:

• La definición de subprocesos, y la relación entre los mismos.
• La realización de una ficha de cada proceso, en la que se detalle las responsabilidades, entradas y salidas aparejadas al mismo.
• Diseño de una matriz en la que se establezcan las relaciones entre procesos y subprocesos.

Con el fin de facilitar la compresión de este despliegue de procesos, una buena herramienta que puede ayudarnos es el conocido como mapa de procesos.

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Procesos más habituales en las organizaciones

Veamos a continuación, los procesos más habituales para cada una de las categorías indicadas, que las organizaciones suelen emplear:

Procesos estratégicos

Dentro de los procesos estratégicos, que como hemos indicado, buscan dar orientación a la organización,  los que con carácter habitual realizan la mayoría de las organizaciones son los siguientes:

• Establecimiento de políticas.
• Despliegue de políticas
• Implantación y revisión de estas.
• Gestión del entorno organizacional.

Procesos operativos

Estos procesos están orientados principalmente al negocio. Algunos de los procesos más habituales que son considerados de este tipo son los siguientes:

• Planificación de la producción.
• Suministro de materias primas.
• Disposición del stock.
• Optimización del mantenimiento.
• Mantenimiento de las instalaciones.
• Formación técnica al personal.
• Generar el producto.
• Comercializar el producto.
• Vigilar el impacto medioambiental.
• Optimizar la producción.

Procesos de apoyo

Los procesos de apoyo, buscan dar soporte al resto de procesos considerados principales en la organización. No por ello, son menos importantes, pues gracias a éstos, el resto de procesos pueden tener un óptimo rendimiento. Entre tales procesos de apoyo, los principales en toda Gestión por Procesos en las organizaciones están los siguientes:

• Gestión de las finanzas.
• Gestión de los Recursos Humanos.
• Compras.
• Auditorías.
• Control de la documentación.

Plataforma ISOTools

El Software BPM ISOTools  en concreto, ayuda a las organizaciones a lograr la integración de diferentes sistemas de gestión basados en procesos, permitiendo con ello que las mismas puedan, mediante la oportuna planificación y desarrollo de la estrategia, centrarse en el largo plazo.