ISO 9001

La familia de normas ISO 9000 especifican los elementos necesarios para integrar el Sistema de Gestión de la Calidad y la forma en la que se deben utilizar los elementos para asegurar la calidad de los bienes y los servicios que produce la empresa.

Dentro del conjunto de normas ISO 9000 podemos destacar especialmente a la ISO 9001, que hoy día se encuentra en pleno proceso de revisión y se espera que la publicación de la nueva edición sea en el año 2015. La norma ISO 9001 contiene los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y es la única de toda la familia que puede ser certificada. Se puede aplicar en cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño, sector, etc. solo es necesario que la organización en cuestión se encuentre interesada en sistematizar la gestión y conseguir buenos resultados, la mayor rentabilidad posible y conseguir la satisfacción de los clientes de la organización.

La implantación de la norma ISO9001 hace que las empresas aumenten la calidad y mejoren su competitividad frente a otras organizaciones, gracias entre otras cosas a los procedimientos.

La implantación de la norma ISO-9001 no se encuentra condicionada por el tamaño de la empresa, como ya hemos mencionado, aun así podemos hablar en este artículo de las PYMEs para conocer todas las ventajas y los problemas que se encuentra una organización de este tipo a la hora de implementar dicha norma.

Ventajas de implementar ISO 9001 en una PYME

Si empezamos a ver las ventajas a la hora de decidir adoptar el estándar ISO9001, podemos enumerar todas estas:

• Facilitar que las PYMEs pueden estar situadas en el mismo nivel que otras empresas más grandes, se pueden igualar en eficiencia y puede competir con igualdad de condiciones en el mercado.
• Hace posible que se pueda tener a los clientes contentos, ya que se solicita que los proveedores también tengan implementada y certificada la norma ISO-9001.
• Generar confianza entre proveedores y clientes.
• Aumenta la productividad y la eficiencia de las PYMEs que tienen implantado un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001. Esto supone un valor añadido para la organización, que pueden aplicar a sus clientes.
• Una vez que la empresa tiene un Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001, se puede avanzar más fácilmente hacía otras certificaciones como ISO 14001 y OHSAS 18001.

Como podemos observar, todo son ventajas muy significativas al implantar de forma correcta una norma ISO en una PYME. De igual forma, se incrementan los beneficios en torno a tres elementos: los clientes, la gestión de la empresa y el mercado.

• Beneficios para el mercado: Se utiliza la norma ISO-9001 para mejorar la imagen de la empresa y de los productos que ofrece a sus clientes. Por lo que mejora el desarrollo y aumenta su posición en el mercado.
• Beneficios para los usuarios: los usuarios aumentan su satisfacción, la empresa se ahorra la realización de auditorías y se pueden establecer acuerdos de calidad concertada.
• Beneficios para gestionar la empresa: la norma ISO 9001 genera que la organización pueda conocer los puntos que tiene  que mejorar, refuerza la gestión de la calidad y estima el proceso de mejora continua. Además se puede incrementar la motivación y participación personal, una mejora de la gestión de recursos, aumento del entendimiento de los procesos y las responsabilidades, lo que hace que se mejora la gestión, existe menos rotación de  personal y se estandarizan las operaciones.

Ahora vamos a ver como una PYME puede implementar la norma ISO9001.Cuando las PYMEs saben cuáles son los beneficios y las ventajas que le ofrece la norma ISO-9001 se pueden preguntar cómo poner en marcha el Sistema de Gestión de la  Calidad.

Para poder establecer una implementación correcta del Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001, se tiene que mantener la coherencia de las características que favorecen a la empresa y la sistematización de todos los procesos esenciales para gestionar y mejorar.

Los criterios utilizados se pueden dividir en internos y externos. Se habla de criterios internos cuando son mejoras internas de calidad que mejoran la gestión de los pedidos, incrementan la eficacia, etc. Son criterios externos relativos a disminuir la tasa de reclamación, aumentar la imagen de la empresa, establecer diferencias del resto, etc.

Pasos a seguir para implantar la ISO 9001 en una PYME

Se puede resumir en cinco pasos:

• Definir los procesos y el flujo de éstos en la empresa.
• Documentar todos los procedimientos, las instrucciones y los formatos.
• Capacitar al personal de la empresa e implantar todo lo que ha sido definido en los procedimientos. Para esto será necesario que se faciliten los recursos requeridos.
• Medir el desempeño del proceso y de las personas.
• Establecer una metodología práctica para mejorar los procesos e incluir cómo detectar los problemas y resolverlos.

Inconvenientes a la hora de implantar la ISO 9001

Como bien sabemos existen una serie de inconvenientes que hacen que las cosas se compliquen durante la implantación de la ISO9001:

• Gran inversión económica.
• Falta de formación específica por parte de las personas encargadas de la implementación.
• Documentación muy extensa, proceso muy complejos, muchos procedimientos, etc.
• Registros complicados, con muchos campos que se deben rellenar.
• Los periodos de implementación son bastante largos, con una media de más de 3 meses.
• Será necesario que se lleve a cabo una gran dedicación por parte de las empresas que elaboran, revisan, aprueban y rellenan formularios, etc.

No se trata de un proceso fácil pero las exigencias de los mercados hoy día y todas las ventajas que ofrece, hacen que sea imprescindible contar con un Sistema de Gestión de la Calidad según ISO-9001.

Software para un Sistema de Gestión de la Calidad

Cada vez es mayor la tendencia a la automatización de los Sistemas de Gestión de la Calidad. Una de las herramientas que hace esto posible es el Software ISOTools Excellence, el cual está diseñado para cubrir todas las necesidades de la norma ISO 9001.