Implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en ISO 9001

La implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en ISO 9001 puede ser un proceso complejo y exigente y los responsables del proyecto tendrán que hacer frente a una serie de retos y desafíos.

Cuando se inicia este proceso de implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en ISO 9001, hay un objetivo compartido por todos los miembros de la organización, que es el deseo de mejorar la calidad de todos sus productos y servicios y lograr una mayor satisfacción de sus clientes.

Sin embargo, surgen discrepancias a la hora de determinar cómo lograr dicha mejora en la calidad.

Veamos de manera más detallada cuáles son los desafíos a los que se enfrenta una organización que desea llevar a cabo la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma ISO 9001  y cómo poder superarlos.

Retos a superar en la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad bajo ISO 9001

1.- Una planificación efectiva: esto puede ser obvio, sin embargo, la falta de planificación es uno de los principales motivos por los que muchos proyectos de implementación de sistemas de gestión fallan. Los responsables del Sistema de Gestión de la Calidad deben asegurarse de que los hitos u objetivos son realistas, que los plazos de tiempo establecidos para cada fase del proyecto son alcanzables y que se cuenta con los recursos y los conocimientos (internos o externos) para lograr una implementación fluida. Como cualquier otro proyecto, la implementación de ISO 9001 tendrá riesgos y oportunidades. Tenerlos en cuenta desde el primer momento beneficiará el éxito del proyecto.

2.- Diversidad de opiniones: dado que la organización está formada por varios miembros, es normal que surjan diferentes opiniones respecto a cómo debe ser el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), su accesibilidad, así como sus objetivos. Para solucionar tal conflicto, es recomendable realizar una reunión con los directivos de la organización para que puedan alinear el SGC con la norma ISO 9001. Tras ello, comunicaremos al personal los objetivos planteados e iniciaremos su capacitación.

3.- Consultar y fomentar la participación: es importante contar con los empleados para construir los Mapas de Procesos y determinada documentación ya que son ellos quienes trabajan cada día con los procesos y los documentos. Esto fomenta que los empleados se involucren en el proyecto y permite mejorar el propio contenido del SGC.

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4.- Asegurar un correcto liderazgo por parte de la Dirección: uno de los aspectos que enfatiza la nueva versión de la norma ISO 9001:2015 es el correspondiente a la función de liderazgo. Por tal motivo, debemos asegurar que la Alta Dirección comprende de manera correcta los requisitos de la citada norma respecto al liderazgo ya que de su comportamiento y ejercicio dependerá en gran medida el comportamiento que sus empleados presenten, aumentando las potabilidades de una implementación exitosa del SGC.

5.- Evitar los rumores y malestar entre los empleados: la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, puede dar lugar a la generación de especulaciones entre la fuerza de trabajo sobre los motivos que han llevado a tal decisión. Uno de los rumores más frecuentes, es pensar que tal implementación puede llevar a una reducción del número de empleados. Esto se puede evitar, con una adecuada aplicación del liderazgo y comunicación a través de la cual se transmitan los verdaderos motivos de dicho proyecto.

6.- Garantizar una correcta asignación de los recursos que el proyecto requiere: durante la implementación del SGC, los empleados recibirán una serie de tareas adicionales. Si además de esta mayor carga, no cuentan con los recursos necesarios para realizarlas, el desarrollo de las mismas se complica y el éxito de la implementación del SGC se pone en juego. Por tal motivo, consideramos necesario delimitar los recursos requeridos con el equipo superior y los gerentes intermedios y asegurar que las tareas asignadas se comprenden adecuadamente.

7.- Realizar un seguimiento de los procesos una vez implementado el SGC: de cara a comprobar que los empleados realizan de manera correcta los procesos y registran la información correctamente para construir posteriormente los indicadores clave del rendimiento, es importante que la Alta Dirección efectúe revisiones de manera periódica al Sistema de Gestión de la Calidad, así como, garantizar que se realicen las auditorías internas.

En definitiva, en el éxito de la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en ISO 9001 tiene especial relevancia la planificación, el correcto desarrollo del liderazgo, consulta, participación y comunicación, a lo que debemos sumar la revisión por parte de la Alta Dirección y las auditorías internas.

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ISOTools Excellence ayuda a que las organizaciones puedan llevar la implementación y gestión del Sistema de Gestión de Calidad  de forma automatizada, logrando así un mayor rendimiento del mismo y mejora de su eficacia y eficiencia.

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