ISO 9001

ISO 9001 es una norma destinada a ayudar a las organizaciones para trabajar mejor la búsqueda de la excelencia. Muchas veces, una institución no sabe muy bien por dónde empezar cuando decide implementar la norma ISO-9001 y sólo está pensando en obtener beneficios.

Antes de todo, lo primero que se tiene que hacer -para conseguir los resultados que se desean- es entender el contenido de la norma a implementar y comprender qué es un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO9001 y cuáles son sus requisitos.

Una vez llegado a este planteamiento inicial, la organización debe estudiar la situación en la que se encuentra actualmente la empresa para comprobar qué es lo que se está haciendo y qué documentación se conserva de ello. Tras este estudio, se necesitarán pequeñas modificaciones para orientar la forma de trabajar de la organización a los requisitos de la norma. Actualmente hablamos de la ISO 9001:2008 y, en un futuro, de ISO 9001:2015.

¿Cómo continúa el proceso?

Normalmente, las organizaciones acuden a los consultores para continuar el proceso de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. Éstos les indican los pasos que necesitan realizar para establecer la norma ISO-9001 y las ventajas que podrán obtener con ella, no sólo para su empresa sino también para sus clientes.

Si la organización decide seguir adelante con la implementación de la norma tendrá la obligación de aclarar de qué recursos dispone (ya sean temporales, económicos o humanos) e indicar cuáles otros necesitaría.

Habitualmente, el fallo a la hora de desarrollar un Sistema de Gestión de la Calidad según la ISO 9001 viene dado, sobre todo, por la falta de implicación de la alta dirección y la poca participación de los trabajadores.

Por el contrario, lo verdaderamente importante para que este sistema prospere en una empresa es, en primer lugar, la intervención total de la gerencia en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Seguido de estos puntos:

• Fijación de los procesos clave para cumplir con los objetivos de la calidad.
• Implementación del SGC y sus procesos.
• Construcción del sistema.
• Formación a los empleados .
• Comprobación de la efectividad de los procesos de la organización.
• Gestión del sistema.
• Búsqueda de un organismo que certifique el Sistema de Gestión de la Calidad fundamentado en la ISO9001.

Anteriormente, hemos mencionado que puede que tengamos en nuestra organización algunos de los requisitos de la norma ya establecidos. Es por ello, que el siguiente paso a seguir fuera el de analizar las actividades que se desempeñan en la organización y poner de manifiesto lo que se está haciendo.

Para comprobar todo esto, la norma ISO 9001:2008 explica en el apartado 4.2 los “Requisitos de la documentación” en el que se encuentran los indicadores para documentar el SGC. La futura norma ISO 9001:2015 contará de un apartado similar en el punto 7.5 titulado “Información documentada”.

La norma ISO 9001 establece lo que puede hacer una organización pero la organización en particular decide cómo llevarlo a la práctica.

El consultor es una figura clave en todo este proceso ya que sirve de ayuda para desarrollar actividades como la evaluación inicial de la situación de la organización, formación, implementación, etc. La elección de un consultor es una tarea muy importante por lo que hay que tener en cuenta varios aspectos:

• Cualificación.
• Titulación.
• Conocimientos sobre calidad.
• Referencias externas sobre su desempeño.
• Experiencia en estos casos.

 

Llegados a este punto, antes de que el consultor comience su tarea, se deben clarificar los siguientes puntos:

• Fijar los roles y responsabilidades del consultor y de la organización.
• Los resultados y objetivos que quiere obtener la empresa con este sistema.
• Medios o recursos.
• Calendario y etapas a seguir.
• Confidencialidad y otros puntos importantes del contrato.
• Expectativas.
• Neutralidad del consultor.

Y, como último punto a destacar es necesario que exista una comunicación fluida y bilateral entre ambas partes para que la relación sea eficaz y el servicio del consultor útil.

El consultor trabajará de cerca con el personal de la organización para examinar y cotejar que toda la documentación se ajuste a los requisitos de la norma ISO 9001 y a los propios de la entidad, así como orientarles en la realización de una documentación mucho más sencilla y comprensible para la eficacia en la ejecución de las tareas.

Una vez redactadas las formalidades y peticiones, éstos deben ser viables y no deben retractar a la legislación o normativas aplicables en el sector.

Un consultor ayuda en todo lo que respecta al desarrollo del SGC a la organización pero no la exime de responsabilidades con respecto a él. Es imprescindible la colaboración conjunta entre ambos.

Esta postura de colaboración entre las dos partes evitará que los trabajadores de la organización vean al sistema como un trabajo sólo del consultor y conduzca a la no-involucración de los mismos. Este hecho podría llevar al fracaso el Sistema de Gestión de la Calidad.

Cuando el trabajo de implementación de la SGC finaliza, la organización puede plantearse si certificar el sistema o no ya que no es obligatorio, pero en la mayoría de los casos se lleva a cabo.

Para la obtención del certificado en la norma ISO 9001, es necesario que los requisitos que contiene la norma estén implementados para que sean confirmados en la auditoría formal elaborada por una corporación de certificación.

En este caso, para esta certificación no es imprescindible cumplir con condiciones adicionales que los clientes o la propia regulación del sector pueda exigir.

Se aconseja que antes de finalizar la certificación se lleve a cabo una evaluación previa, ejecutada por un tercer ente o por el propio consultor, en la que se valore si la organización está preparada para la auditoría de certificación. Este hecho serviría como ensayo general tanto a la organización como a los trabajadores para que sepan qué necesitan hacer y conozcan a que se enfrentarán en la auditoria final.