ISO 9001

La publicación de la futura ISO 9001 está prevista para finales del presente año 2015 y ya podemos ver en su borrador ISO/DIS ISO 9001 que el apartado enfoque basado a procesos adoptará un papel más protagonista que el que tuviese en la actual versión.

En una organización, los procesos son considerados herramientas esenciales para controlar las prácticas laborales. Cada uno de los departamentos de la compañía tiene una serie de objetivos a alcanzar, la definición de estas se consiguen en función del modo de modelar el proceso. Del mismo modo, es posible realizar una planificación de la rutina diaria y trabajar con los resultados.

El enfoque basado en procesos adquiere mayor importancia en la ISO 9001, esto es debido a que la planificación de un Sistema de Gestión de la Calidad está estrechamente relacionada con aquellos procesos involucrados en lograr la satisfacción de los usuarios.

Por un lado, ISO9001 considera la planificación del SGC como una parte importante ya que participa en la determinación de objetivos y diferenciación de procesos implicados y recursos empleados. Asimismo, se preocupa en conocer bien hacia donde es necesario que la organización centre sus esfuerzos.

En ningún momento se puede hacer referencia a la planificación de la calidad sin tener perfectamente definido la estrategia, estructuras, instrumentos y enfoques que garanticen la satisfacción de los usuarios y aporten valor añadido.

Hasta el momento hemos venido hablando de procesos, pero no hemos definido de que se trata. Aunque existen muchas definiciones, un proceso es una serie de metodologías, recursos materiales y humanos, entorno, etc. que debido a sus interrelaciones generan a la organización una ventaja competitiva frente a otras organizaciones del mismo sector.

Una organización no puede olvidarse de estandarizar procesos, ya que:

• Hace posible la planificación de la calidad.
• Mejora la productividad, como consecuencia del mapeo de las tareas desarrolladas en cada uno de los departamentos.
• Prioriza estas tareas.
• Permite la identificación de las tareas en las que está involucrado el personal.

Para que esto sea posible, los procesos deberán tener:

• Entradas.
• Tareas.
• Salidas.
• Objetivos.
• Encargados.
• Restricciones.
• Un proceso antecesor.
• Un proceso predecesor.
• Requisitos del usuario.
• Recursos.
• Indicadores de control.
• Documentos.
• Feedback.

También será  necesario determinar el contexto en el que se desarrollará el proceso, al igual que la maquinaria, materias primas, metodologías y mediciones empleadas.

Para que la implementación de un proceso culmine según lo esperado y considerando los requerimientos de la ISO 9001, será imprescindible:

• Reunir toda la información referida a las necesidades de un proceso que presentan los clientes.
• Realizar reuniones entre los diferentes individuos de la organización, en las que analizar el contexto en el que se llevan a cabo los procesos.
• Establecer acciones para solventar las posibles deficiencias extraídas de esas reuniones entre miembros de la organización.
• Decidir cuáles de las acciones planteadas se deberían implementar y comprobar que los procesos implementados son los correctos.
• Definir acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos vinculados con el Sistema de Gestión de la Calidad según la ISO 9001.

Tras ser conscientes de esto, será necesario analizar y diseñar los procesos de la organización. Podemos recurrir a varios diagramas para simbolizar este análisis y diseño.

• Flujo de procesos

Al analizar procesos para llevar a cabo su implementación y/o mejora, es importante tener en cuenta que es imprescindible cumplir con los requerimientos del estándar internacional ISO-9001. En este tipo de diagrama, conocer las actividades de los propios procesos es bastante importante.

En concreto, a través de este diagrama trabajamos en el diseño y análisis de los procesos de tipo administrativo relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad. El diagrama de flujo de procesos está constituido por una serie de símbolos que se encargan de analizar y modelar los procesos integrantes del SGC y siempre tienen en cuenta la posibilidad de la mejora continua.

• Fichas de caracterización

Se convierten en un instrumento de planificación de la calidad muy beneficioso, se encarga de determinar los procesos de una compañía además de reconocer las necesidades de sus clientes.

Las necesidades en definitiva son las características que deben tener los productos y/o servicios prestados por la empresa.

En la ISO 9001 podemos ver como se planifican objetivos y procesos, se lleva a cabo un seguimiento y medición y se culmina con actuaciones que garanticen la mejora continua gracias al ciclo PHVA.

En este caso,  las fichas de caracterización sirven para llevar a cabo la planificación, control y mejora continua de los procesos y como consecuencia, del SGC.

• De bloque

Hay que destacar que los diagramas de bloque son bastantes simples, lo que hace posible que su aplicación sea muy útil para los Sistemas de Gestión de la Calidad basados en la ISO 9001.

Las organizaciones que cuentes con su Sistema de Gestión de la Calidad certificado, deberán ponerse a trabajar si aún no lo han hecho en reforzar el enfoque basado en procesos ya que la versión ISO 9001:2015 le presta bastante atención.