Integrar sistemas de gestión ISO

Existen diferentes métodos para integrar sistemas de gestión ISO que se pueden utilizar según el nivel de madurez de la gestión por procesos son los siguientes:

Método básico

Es un método muy rentable, ya que requiere una inversión pequeña y se obtienen resultados importantes a corto plazo. Esto puede ser debido a la optimización de los recursos destinados a la gestión de la documentación y a la gestión integrada de algunos procesos.

 

 

Este método no requiere experiencia en la gestión por procesos. Se puede abordar en todo tipo de empresas:

Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este método se encuentran las siguientes:

• Integrar las políticas de cada sistema de gestión en una política única al integrar sistemas de gestión ISO.
• Integrar en un único manual de gestión la documentación de los sistemas de gestión que se aplican.
• Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos críticos para la gestión de todos los aspectos que cubre el sistema integrado (calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, etc.).
• Integrar la gestión de algunos procesos organizativos comunes a los sistemas, teniendo en cuenta todos los requisitos de cada uno. Como puede ser la elaboración y gestión de los documentos y registros.
• Integrar toda la documentación de los procesos.

Método avanzado

Este método supone la continuación natural del método básico y su rentabilidad se consigue normalmente a medio plazo. Se requiere cierta experiencia para implementar de manera eficaz la gestión por procesos.

Para aplicar este método es necesario que el sistema tenga cierto nivel de madurez en la gestión por procesos. Esto supone conseguir el nivel 2 de la tabla de niveles de madurez de la gestión por procesos. Intentar aplicar este método sin la necesaria experiencia en la gestión por procesos puede suponer la aparición de problemas a la hora de integrar sistemas de gestión ISO.

Las acciones que, pueden ser abordadas son las siguientes:

• Desarrollo de un mapa de procesos que se integra para los distintos sistemas de gestión, los procesos de gestión o estratégicos, los procesos operativos y los procesos de soporte y sus interrelaciones.
• Definir la gestión de los procesos que contemplan entre otros los siguientes factores: definición de responsables, objetivos, indicadores, elementos de entrega y salud de los procesos, instrucciones que aplican los requisitos de diferentes sistemas, formación, planificación, procesos relacionados con el cliente, etc.
• Prestar servicio, mantener los equipos de seguimiento y medición, etc.
• La revisión y mejorar sistemática de los procesos teniendo en cuenta todos los requisitos de cada sistema.

Método experto

Este método supone la continuación del método avanzado, y es un método muy rentable, ya que supone extender la integración a corto plazo del sistema de gestión por procesos existentes en otras áreas o aspectos que no se han contemplado hasta ahora. Se pueden conseguir grandes resultados si se alinean los procesos con las estrategias de la empresa.

Es necesario contar con una gran experiencia en la gestión por procesos para aplicar este método. Las acciones que, a modo de ejemplo, pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:

• Establecer diferentes objetivos y metas, e indicadores integrados, además se tienen que desplegar todos los objetivos e indicadores en los procesos y subprocesos.
• Incluir la voz del cliente, los proveedores y otras partes interesadas en el diseño de todos los procesos.
• Se debe extender la gestión por procesos a las actividades administrativas y económicas.
• Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.

 

Aspectos que se deben considerar para integrar sistemas de gestión ISO

Cuando una empresa considera la integración de sus sistemas de gestión, se deben estudiar dos aspectos fundamentales, que son:

• ¿Qué significa el sistema integrado de gestión para una empresa?
• ¿Puede la empresa beneficiarse implementando un sistema de gestión integrada?

Para obtener repuestas a estas preguntas, las empresas deben conocerse internamente en profundidad, deben conocer el entorno en el que se encuentra y debe tener objetivos claros con respecto a los resultados que se encuentran vinculados a las operaciones de la empresa.

Es indispensable entonces el convencimiento de la dirección de la empresa de que esto es beneficioso para la misma, pues la motivación primaria debe provenir de la convicción que la implementación del sistema integrado de gestión será beneficioso en términos de rentabilidad a largo plazo y desarrollo integral de la empresa.

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