Automatización

Los sistemas de gestión se diseñan para ser herramientas útiles de trabajo. En el momento en el que se detecta que un sistema de gestión empieza a ser una carga más que una ventaja en el trabajo diario de la organización, es necesario adoptar medidas.

La automatización de procesos se convierte en una mejora notable en la eficiencia de la gestión diaria de la organización.

En organizaciones que cuenten con sistemas de gestión consolidados o en caso contrario supongan una gran inversión de tiempo y recursos económicos durante su implantación, se recomienda hacer uso de herramientas que automaticen dichos sistemas.

A continuación podéis leer un Listado de Comprobación, este puede servirle de ayudar para establecer cuál es el estado de su sistema o sistemas de gestión y a decidir si debería automatizar:

• ¿Considera que invierte demasiado tiempo cumplimentando formatos?
• ¿Tener al día el SG le quita tiempo de desarrollo del negocio?
• ¿Le cuesta encontrar documentación?
• ¿Se ha perdido algún documento en el circuito de aprobación?
• ¿Le cuesta generar un flujo de comunicación interna eficaz?
• ¿Le cuesta comunicar la política?
• ¿La coordinación entre responsables no es fluida?
• ¿El control de la ejecución de las tareas le genera demasiado tiempo?
• ¿Tiene problemas para visualizar el estado general de su SG?
• ¿Tarda mucho tiempo en recopilar los datos y analizar los indicadores?
• ¿La medición de la satisfacción interna y externa es
• ¿Le gustaría tener un registro de cada documento: impresiones, descargas, modificaciones?
• ¿Se le presentan inconvenientes al conceder el acceso a la documentación al existir distintos niveles jerárquicos y/o departamentales?
• ¿Ha tenido alguna NC por no tener evidencias de que ha comunicado documentos?
• ¿Le resulta tedioso realizar el listado de documentos en vigor?
• ¿Le resulta un inconveniente la gestión de la trazabilidad de la AC?
• ¿Has tenido en reiteradas ocasiones la misma NC por no haber tenido un buen control de las mismas?
• ¿Se han duplicado tareas de seguimiento de la efectividad de una AC por no haber detectado a tiempo las NC recurrentes?

Si puede decir que la mayoría de las respuestas han sido afirmativas, es importante que sepa que su organización necesita una automatización de sus procesos.

La Plataforma Tecnológica ISOTools lleva a cabo la automatización de los sistemas de gestión de las organizaciones. La sistematización suele ser la mejor solución contra la pérdida de tiempo y otros recursos que nos genera la gestión diaria de la burocracia de los sistemas.