Consideraciones para preparar a tu equipo para la implementación de ISO 9001

Cuando la organización toma la decisión de implantar un Sistema de Gestión de Calidad certificado bajo los requisitos del estándar ISO 9001:2015, es importante considerar una serie de retos y desafíos a los que tendrá  que hacer frente y para lo que se requiere previamente preparar a tu equipo para la implementación de ISO 9001.

Veamos a continuación estos desafíos a los que estamos haciendo referencia y para los que es necesario preparar a tu equipo para la implementación de ISO 9001.

Retos en la implementación de ISO 9001

Durante la implementación de un proyecto como este, cada organización hará frente a un serie de desafíos que exponemos a continuación junto con las posibles soluciones recomendadas ante los mismos:

1.- Surgen opiniones diferentes

Al estar formada la oganización por varios miembros, es normal que tienda a surgir opiniones diferentes respecto a cómo debería ser el Sistema de Gestión de la Calidad, la accesibilidad al mismo, así como sobre los objetivos previstos.

La solución ante tal desafío es planificar una reunicón con el la Alta Dirección, para dar orientaciones sobre la forma considerada más óptima para lograr una alineación del SGC que permita dar cumplimiento a los principios de la norma ISO 9001, así como poder tomar las decisiones oportunas respecto al formato y objetivos del mencionado Sistema de Gestión de la Calidad.

Tras esta reunión, es aconsejable hacer una presentación de todo lo decidido respecto a tal SGC, al resto de empleados. A través de esta presentación también se puede recoger opiniones y sugerencias que puedan aportar valor al SGC.

Con esta presentación, estamos dando comienzo al proceso de formación y capacitación de nuestros empleados. El mayor o menor éxito de este proceso va a influir en el grado de suavidad con el que se lleve a cabo la implementación.

2.- Hacer uso de consultas y participación como manera de eliminar los temores

A través de las consultas y el fomento de la participación de todos los miembros, logramos una mayor involucración de todos estos en el proceso de implementación del SGC, lo cual ofrece una mayor garantía de que contaremos con el apoyo de todos ellos a futuro.

De esta forma, hacer partícipes a nuestros empleados en la construcción de mapas de procesos o en el procesos de documentación de información vital para la organización puede generar importantes beneficios para la organización.

3.- Garantizar la efectiva aplicación del Liderazgo

Otros de los desafíos que surgirán y para lo que es necesario preparar a tu equipo para la implementación de ISO 9001 es el hecho de asegurar de que los líderes de la organización en cuestión aplican de manera adecuada los requisitos sobre Liderazgo que recoge la citada norma.

El comportamiento adoptado por la Alta Dirección y la aplicación efectiva del liderazgo será un ejemplo a seguir para todos los empleados de la organización, logrando de esta forma que la implementación se lleva a cabo sin problemas.

4.- Disipar rumores y malestar

Cuando se incia un proyecto de implementación del SGC en la organización, suele comenzar ciertos rumores sobre el por qué se está llevando a cabo. Uno de los pensamientos más frecuentes entre los empleados es que con ello, se pretende reducir el número de trabajadores, lo que lleva a generar malestar y cierta desconfianza entre los miembros.

Por ello, para evitar tal situación, es más que recomendable, que la Alta Dirección, aclare los objetivos perseguidos con tal implementación del SGC, a través de una clara acción de liderazgo, una comunicación precisa  y una regulación adecuada de la fuerza de trabajo durante el citado proyecto de implementación.

5.- Asiganción de recursos correcta

La organización debe asegurar que los recursos han sido asigandos en la forma correcta para que el proyecto pueda implementarse con éxito. Esto supone que al realizar el reparto de tareas adicionales que conlleva el citado proyecto entre los empleados, la Dirección se asegure de que tales empleados tienen a su disposición todos los recursos disponibles para poder realizarlas sin impedimentos.

6.- Seguimiento de los procesos del SGC durante su ejecución

Es importante definir unos indicadores de rendimiento clave de nuestros Sistema de Gestión de Calidad, para lograr tener una revisión de cómo están funcionando los procesos integrantes del SGC a fin de poder detectar posibles errores y aplicar las medidas correctivas necesarias.

A ello, le sumamos la importancia de realizar eficientes procesos de auditoría interna.

Así pues, como vemos la correcta aplicación del liderazgo, la consulta y participación de los empleados junto con la comunicación a los mismos, unido a las pertinentes auditorías internas y procesos de revisión por parte de la Dirección, hacen que el proceso de implementación del SGC resulte exitoso y vaya encaminado hacia la mejora continua.

Software ISOTools Excellence

El Software ISOTools Excellence permite la automatización del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 de la organización, logrando que el mismo tenga una mayor eficacia y rendimiento. Facilita la toma de decisiones, mejora la gestión documental así como permite una óptima gestión del conocimiento, haciendo posible la obtención de resultados excelentes para la organización.