Implementación de una ISO

En muchas ocasiones, aunque la correspondiente norma ISO no requiera que se documenten todos los procesos, muchas organizaciones eligen hacerlo porque es la mejor forma de asegurar la implicación y comprensión de los empleados y el éxito de la implementación de una ISO.

Por ello, vamos a ver algunos ejemplos de esos procesos que son comunes a muchas organizaciones y necesarios para la buena marcha de sus Sistemas de Gestión.

Procesos en la implementación de una ISO

Proceso para la identificación y evaluación de riesgos

Este proceso identifica los riesgos y la forma en que se van a evaluar. Así como qué riesgos y cuando se den con que magnitud van a ser críticos. Hay que definir cómo sé vana controlar esos riesgos.

Proceso para determinar los requisitos legales

Es importante que las organizaciones conozcan y entiendan los requisitos legales que se aplican a las prácticas de que cada negocio o actividad. Para lograrlo, las organizaciones tienen que establecer la forma de asegurarse de que están aplicando correctamente las leyes que le afectan y cómo van a mantenerse al día sobre los cambios legales que se produzcan.

Proceso de formación y sensibilización

La organización deberá determinar qué procedimiento va a seguir para establecer las competencias necesarias para cada lugar de trabajo. Y la forma en que los empleados y las partes externas van a conocer cuándo aplicar cada proceso, así como las prácticas de calidad, medioambiental, seguridad de la información, seguridad en el trabajo, etc.

Proceso para la comunicación y participación

Cada organización habrá de diseñar un procedimiento para saber qué información necesita ser comunicada, por ejemplo, si hay un cambio en el Sistema de Gestión ISO, y cómo se comunicará a las partes internas y externas.

Proceso para el control de documentos

Las organizaciones deben implementar un proceso para aprobar, revisar o actualizar sus documentos y volver a aprobar sus documentos. Establecer cuando se hacen cambios en un documento, cómo identificar los cambios y asegurarse de que las personas que necesitan el documento actual tienen la nueva versión y dejan de usar la versión obsoleta del documento. Cómo las personas pueden acceder a los documentos y cómo se controlan y verifican los documentos que proceden de fuera de la organización.

Proceso de preparación y respuesta a las emergencias

Cuando existe el riesgo de que ocurra alguna incidencia, es necesario tener planes en marcha para responder y reaccionar a la situación de emergencia y limitar las consecuencias que pueda tener esa incidencia. Además, será necesario poner en práctica un método de seguimiento y medición de los procesos para asegurar que se mantienen en los límites aceptables de riesgo que se puedan dar.

Proceso para la evaluación de conformidades

Una vez que se cuenta con un proceso para determinar los requisitos legales como hemos visto más arriba y hemos identificado la legislación y normativa que es aplicable a las operaciones de la organización, se debe determinar si se está cumpliendo con esos requisitos legales y habilitar medidas correctivas para corregir cualquier discrepancia.

Proceso para gestionar las no conformidades y acciones preventivas/correctivas

La organización debe contar con un proceso que establezca qué controles se van a realizar, quién va a ser el responsable de llevarlos a cabo y cómo se van a gestionar las no conformidades: cómo revisar los casos de incumplimiento, determinar las causas y evaluar la necesidad de acciones para corregirlas. Cómo se implementan las acciones necesarias, se revisa que las acciones fueron eficaces y se mantiene un registro de las acciones tomadas y de todo el proceso.

Proceso de control de registros

Este proceso ayudará a establecer cómo se mantienen los registros: almacenamiento y protección de los registros para que puedan ser recuperados cuando sea necesario, el periodo de tiempo que deben ser conservados, dónde deben ser conservados, cuándo y cómo deben ser destruidos, etc.

Proceso de auditoría interna

En este proceso se debe responder a la pregunta de cómo se puede auditar el Sistema de Gestión ISO y asegurarse de que se está llevando a cabo según estaba previsto y es eficaz. Quién es el responsable de la planificación y realización de las auditorías. Cómo se van a informar de los resultados de la auditoría y qué registros se deben conservar. Qué seguimiento se va a realizar de las acciones correctivas señaladas en las auditorías.

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