No conformidades de un Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo

Aquellas organizaciones que cuentan con un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo que dé cumplimiento al Decreto único reglamentario del sector del trabajo (Decreto 1075 de 2015) son conscientes de la importancia de gestionar las no conformidades en OHSAS 18001, la norma de mayor aplicación a nivel internacional.

Podemos definir una «no conformidad» como una negativa o falta de conformidad con las normas, reglas o leyes aceptadas. De modo que una no conformidad o falta de cumplimiento con la normativa y sobre la que no se tiene control y no se gestiona de forma adecuada, puede tener un efecto perjudicial en el bienestar y la seguridad de los trabajadores de la organización.

En términos generales, las no conformidades en OHSAS 18001 pueden considerarse como el incumplimiento de un requisito de la norma. Incluso si el SG-SST de acuerdo a OHSAS 18001 funciona correctamente pueden darse incidentes o accidentes (no olvidemos que implementar un Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud Ocupacional significa trabajar para minimizar la ocurrencia de esas incidencias, procedimentar cómo actuar cuando suceden y analizar las causas y tomar acción para que no vuelva a ocurrir, si bien, los accidentes ocurren). Es importante comprender que esos «eventos» en sí no son las no conformidades, si bien es posible que se produzcan a causa de una no conformidad. De ahí la importancia de identificar y gestionar las no conformidades en OHSAS 18001.

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Gestionar las no conformidades en OHSAS 18001

El primer paso para gestionar las conformidades en OHSAS 18001 es identificarlas. Hay varias metodologías que se pueden usar para identificar una no conformidad:

• Investigación de incidencias: este proceso sirve para realizar una investigación exhaustiva sobre los incidentes en el lugar de trabajo y, si es posible, identificar cualquier no conformidad que pueda ser la causa raíz del incidente (Podéis ampliar información acerca de cómo realizar la investigación de incidencias consultando Cómo llevar a cabo la investigación de incidencias según OHSAS 18001).
• Auditorías internas: esta tarea también debe apuntar hacia la identificación de posibles no conformidades que existan en el sistemas OHSAS.
• Gestionar el feedback de los empleados: los empleados conocen mejor que nadie los procesos. Es conveniente contar con la retroalimentación de los empleados para identificar disconformidades en los procesos.

Vamos a ver un ejemplo. Supongamos una empresa minera que lleva a cabo una explosión controlada para poder llevar su actividad a mayor profundidad. La explosión resulta ser mayor de lo que se esperaba y aunque se han seguido las medidas de seguridad correctas, el resultado deseado no se ha alcanzado y se ha producido un riesgo innecesario para los empleados, el medio ambiente y el costo del proyecto se ve superado. Después de investigar la incidencia el incidente se clasifica como falta cercana ya que no hubo empleados heridos. Se examina la documentación del proceso y se entrevista a los empleados. Se encuentra que los empleados han seguido el documento y las directrices de forma diligente, sin embargo, la cantidad de explosivos especificada en el documento del proceso era incorrecta. La no conformidad es la mezcla de explosivos incorrecta que se especifica en el documento y esto hay que abordarlo con una acción correctiva.

Las no conformidades en OHSAS 18001 deben ser identificadas, comunicadas y se debe realizar un seguimiento de forma periódica. Y además, debe registrarse formalmente. Por tanto, deben llevarse a cabo las siguientes acciones:

• Se debe decidir una acción correctiva y abordar la causa raíz de la no conformidad (podéis ampliar información en OHSAS 18001: 7 pasos para realizar las acciones correctivas en un SG-SST).
• Comunicar a los empleados los cambios que se van a introducir, asegurándose de que los comprenden totalmente, los aceptan y escuchar sus aportaciones.
• Realizar seguimiento y medición durante un periodo que se acuerde hasta tener una alta confianza en que no se va a volver a repetir.
• Documentar formalmente todo el proceso. De esta forma, recogemos un historial en el Sistema de Gestión OHSAS 18001.

Gestionar las no conformidades en OHSAS 18001 ayudará a la organización a identificar, corregir y controlar los resultados de las no conformidades y a prevenir. Además, herramientas software como ISOTools Excellence, ayudan a las empresas a gestionar de forma eficaz sus Sistemas de Gestión, mejorando la comunicación de los empleados, la gestión documental, la implementación de los procesos y el seguimiento de procesos e indicadores que facilitarán no sólo detectar sino también evitar las no conformidades.

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