OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001 requiere de poca información dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que debe ser documentada, y ningún procedimiento requiere que sea documentado. Existen diferentes documentos como puede ser la política, los planes y los registros que deben encontrarse por escrito, como nos dice la norma expresamente. Entonces nos podemos preguntar cuáles son los procedimientos establecidos por la norma OHSAS 18001 que se deben documentar en el Sistema de Gestión de SST.

Requisitos obligatorios

La parte más fácil será la identificación y la generación de los documentos requeridos explícitamente por la norma OHSAS 18001. Los requisitos que se deben facilitar son para conocer que su empresa cumple con la legislatura y que se ha realizado la identificación de peligros, evaluar y capacitar a las personas que forman parte de dicho sistema, además se tienen que registrar las no conformidades, las acciones correctivas y preventivas, las auditorías internas y externas, además de la revisión por parte de la dirección.

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El requisito 4.4.4 de la norma OHSAS 18001 especifica que existen necesidades para los documentos, en los que se incluyen todos los registros determinados por la organización y que son necesarios para asegurar la eficiencia de la planificación, la operación y el control de los procesos que se relacionan con los riesgos.

La intención que  tiene el requisito es que la organización evalúe los diferentes lugares de trabajo que no presentan riesgos para la salud y la seguridad de los empleados, además se tiene que contar con un método documentado para controlar todas las actividades que se llevan a cabo. Cuando la organización identifica dichos documentos, se convierte en parte del Sistema de Gestión de SST, por lo tanto es obligatorio. En lugar de documentar todas las actividades dentro de los lugares de trabajo, los procedimientos o las instrucciones de trabajo tienen que centrarse en facilitar la información sobre todas las actividades que realizan de forma segura.

¿Qué criterios se aplican?

Cuando se dice que se debe documentar y que se tiene que excluir de la documentación, lo mejor es ser pragmático y práctico. Uno de los criterios principales son la habilidad y la experiencia con la que cuenten los trabajadores. Si los empleados están familiarizados con las prácticas de seguridad en el trabajo y cuentan con la conciencia suficiente en temas de seguridad y salud laboral, no será necesario que se documenten todas las instrucciones de seguridad laboral.

Lo siguiente más importante es identificar todas las actividades que se realizan en los procesos y que pueden salir, además de los hábitos que persiguen los trabajadores y que pueden generar lesiones enfocando la documentación sobre esto.

Los procedimientos y los instructivos en cuanto a la seguridad y salud en el trabajo tienen que ser muy claros y cortos. De esta manera, todos los trabajadores se encuentran involucrados en las zonas de trabajo, ya que puede entenderse un entendimiento común para lo que necesita asegurar que los lugares de trabajo cuenten con importantes riesgos, por lo que no será necesario establecer un procedimiento para los controles operacionales.

Se puede poner el siguiente ejemplo, tiene un lugar de trabajo que requiere de la realización de trabajos en una altura elevada, por lo que es necesario utilizar ciertos EPIs, si un lugar de trabajo se encuentra con los instrumentos necesarios será mucho menos probable que tenga un accidente.

Una buena regla que se puede seguir para documentar un procedimiento cuando hay una alta probabilidad de que existan errores que cuando no se encuentra perfectamente documentado. Se puede aplicar a todos los procedimientos utilizados para la planificación de la respuesta durante la emergencia. Los procedimientos pueden ser fundamentales para garantizar que todo el mundo sabe que puede responder, el tipo de formación que se requiere y lo que otros tienen que hacer cuando se produce una emergencia, incluso si esto se queda fuera del camino de los servicios de emergencia.

Otro momento que se debe considerar la documentación de un procedimiento, es cuando se quiere garantizar los criterios de revisión y la salida evaluada siendo coherente con toda la organización. Si no necesita tener un procedimiento sobre cómo identificar y evaluar todos los riesgos, pero debe realizar una evaluación documentada, una lista de lugares de trabajo que tengan significancia de riesgos y los requisitos legales en la mayoría de los países.

Los procesos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo están documentados y además incluyen:

• Cómo controlar los documentos y registros del Sistema de Gestión de SST.
• Realizar las actividades que generen importante riesgos.
• Contar con planes de emergencia y cómo tienen que ser llevados a cabo en caso de emergencia.
• No conformidad, acción correctiva y acción preventiva que ha sido realizada.
• Como se realiza la auditoría interna.
• Como se lleva a cabo la revisión de esta gestión.

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