Check list

Para conseguir la eficacia de las inspecciones en terreno y con el objetivo de detectar inconformidades y controlar todas las condiciones inseguras que se producen en una empresa, es necesario generar una estrategia de seguridad a la que nos referimos como inspección en terreno o inspección de la seguridad.

Esto nos facilita la identificación de los riesgos en los comportamientos de los miembros de la empresa, existen diferentes tipos de inspecciones en terreno y junto con la tecnología actual podemos conseguir una buena eficiencia de las inspecciones en terreno.

Muchas organizaciones han optado recientemente por realizar un cambio en la tecnología de la auditoría para las inspecciones en terreno. Los métodos actuales pueden estar funcionando de forma correcta, o puede que las empresas se encuentren preocupadas por invertir tiempo y dinero en integrar una solución mucho más tecnológica.

Algunas empresas se conforman con soluciones menos tecnológicas y a su vez mucho menos efectivas, alegando que las hojas de cálculo realizan un trabajo correcto, aunque no todo lo eficaz que pueda ser, y además pierde los beneficios que aportan las auditorías digitalizadas.

5 motivos por los que las Check list incrementa la eficacia de las inspecciones en terreno

Genera sobrecarga administrativa

Las auditorías respetan las normas de calidad y seguridad de una empresa, pero muchos trabajadores ven las nuevas tecnologías de auditoría como una carga, esto puede ser porque son algo nuevo y diferente. El resultado de la tecnología de auditoría es una realidad una disminución significativa en esas tareas que consumen mucho tiempo.

Las tradicionales auditorías en papel requieren de personal que se encargue de su digitalización para que después puedan ser enviadas,  por lo que es necesario que alguien más pueda introducir de forma manual los resultados de la auditoría en una hoja de cálculo de Excel. Esto supone un doble proceso de trabajo aumentando la carga de forma innecesaria.

Si se cuenta con un sistema de auditoría digitalizado, se ahorra en espacio y tiempo el proceso digital, además se lleva a cabo de forma automática.

Análisis no integrados en el sistema de auditoría

Si una empresa continúa exportando información a las hojas de Excel o, lo que es peor, introduce de forma manual los datos, debe llevar a cabo las actualizaciones de forma constante, ya que cada documento por sí mismo comunica información básica como cumplimiento e incumplimiento de los procesos.

Es necesario aprovechar el conocimiento colectivo de su empresa y para ello hay que buscar las tendencias mediante muchas auditorías, es un avance digital que permite a las empresas identificar los problemas de proceso, descubriendo las áreas donde el personal necesita mucho más apoyo o información.

Se pierde demasiado tiempo rastreando archivos antiguos

Es necesario almacenar las auditorías digitales en una ubicación centralizada donde una empresa puede encontrar fácilmente lo que se encuentra buscando con una búsqueda rápida basada en fecha o basada en plantillas, para poder hacer Check list para OHSAS 18001, para hacer referencia a un problema pendiente o simplemente para no perder tiempo en buscar archivos digitales o físicos.

Para lograr mayor eficiencia de las inspecciones en terreno, las empresas tienen que segmentar las auditorías por ubicación, área o auditor, así conseguimos ver todos los registros de seguridad mucho más fácilmente sin tener que buscar mediante un archivo antiguo.

Las organizaciones deben estar preparadas para un crecimiento rápido

Si una empresa se somete a cambios de ampliación de personal, proyectos, etc. es el mejor momento para implantar una nueva solución tecnológica de auditorías.

El hecho de llevar a cabo las auditorías en un dispositivo móvil, hace que todo el proceso sea mucho más sencillo, por ejemplo permite al personal de una empresa emplear fotos o notas, para enseñar qué es lo que está sucediendo de forma exacta en un momento dado. Es necesario enviar automáticamente los informes del campo a los principales interesados.

Procesos que implican pérdida de tiempo

Uno de los grandes beneficios para la eficacia de las inspecciones en terreno con las auditorías digitales se consigue cuando la comunicación se convierte en instantánea.

Si estas inspecciones en terreno se realizan sobre plantillas de Excel y se envían por correo electrónico, pueden llevarle a las empresas horas o días para volver a las partes pertinentes. Todos los auditores en campo, tienen que volver a sus oficinas para adjuntar fotos o agregar información adicional. Con una solución de auditoría digital, esto incluye toda la información sobre el informe, las empresas obtienen un gran beneficio al utilizarlas.

App Check List Mobile

La App Check List Mobile presenta funcionalidades, como listas de verificación, recopilación de datos en terreno o envío de cuestionarios. Esta app de ISOTools Excellence se encuentra disponible para Android e iOS y está pensada para aumentar la productividad mediante el empleo de dispositivos móviles.

Si usted tiene alguna pregunta, le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo de expertos para poder asesorarle.