Procesos en Sistemas de Gestión ISO

Los Sistemas de Gestión a menudo son considerados como cargas administrativas difíciles que tienen una aportación marginal al negocio. Sin embargo, muchas organizaciones con Sistemas de Gestión Integrados no han definido sus procesos de manera efectiva y no han tomado las medidas necesarias a la hora de diseñar un proceso.

Esto se puede deber a que algunos miembros de las organizaciones piensan que la correspondiente norma ISO les separa de la forma en que ellos gestionan su negocio y que limita su sistema de gestión a simples listas de control e instrucciones de cómo trabajar. Al seguir este enfoque, las organizaciones están perdiendo importantes oportunidades para mejorar sus negocios.

Antes de ver cómo diseñar un proceso y los pasos a seguir, vamos a revisar algunos conceptos básicos.

Procesos y Enfoque basado en procesos

Proceso: se suele definir como un conjunto de actividades interactivas repetitivas que consumen recursos y que son gestionadas de forma tal que permita la transformación de una entrada en elementos de salida.

Enfoque basado en procesos: para añadir valor al negocio y minimizar el riesgo, es la aplicación de un sistema de procesos dentro de una organización que junto con la identificación e interacción de los procesos y su gestión tiene el objetivo de lograr los resultados deseados.

Cuando las actividades y los recursos que están relacionados se gestionan como un proceso, el enfoque basado en procesos entonces es una descripción general de las secuencias e interacciones de los procesos, sus entradas y sus salidas. Se refiere al Sistema de Gestión no sólo como un documento, sino como un sistema de procesos activo que hace referencia a los riesgos y oportunidades del negocio y a los requerimientos de los clientes.

Además de usa un enfoque basado en procesos, cada organización de quiere certificar su Sistema de Gestión debe dar cumplimiento a los requisitos de la norma, si bien el estándar por sí sólo no añade valor a una organización ni aporta beneficios a la alta dirección. Un Sistema de Gestión basado en procesos es una herramienta útil que proporciona continuidad a través de las operaciones, creando un vínculo entre las políticas, requisitos, actuaciones, objetivos y acciones.

Un enfoque basado en procesos es una buena forma de organizar y gestionar las actividades que lleva a cabo la organización para crear valor para los clientes y otras partes interesadas. El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal mediante la eliminación de obstáculos entre las diferentes unidades de operación y unificación de sus objetivos en objetivos principales de la organización.

El rendimiento de la organización se ve mejorado por el uso del enfoque basado en procesos donde cada proceso debe ser manejado como un sistema, creando y comprendiendo los procesos relacionados y uss enlaces.

Pasos a seguir para diseñar un proceso

Vamos a describir una metodología para diseñar un proceso y los pasos a seguir para diseñar un proceso. Algunos de los pasos se pueden realizar de forma simultánea.

1. Determinar las actividades dentro del proceso

Determinar todas las actividades necesarias para llevar a cabo los elementos de salida previstos del proceso. Conviene definir todos los elementos de entrada y salida necesarios del proceso. Esto es, determinar todas las actividades necesarias para transformar elementos de entrada en los elementos de salida deseados, así como también definir su orden, la interacción con otras actividades y el método de realización de cada actividad.

2. Determinar los requisitos de seguimiento y medición

Determinar dónde y cómo se debe aplicar la medición. Esto se refiere a la gestión y la mejora del proceso y sus elementos de salida previstos. Resulta conveniente determinar no sólo qué y cuándo se va a medir sino también los criterios de monitoreo para el desempeño del proceso con el fin de conocer la eficacia y eficiencia del proceso. Se pueden tener en cuenta elementos tales como:

• El cumplimiento de los requisitos.
• La satisfacción del cliente.
• El desempeño de los proveedores.
• Puntualidad de la entrega, el mejor momento, el número de fallos por unidad de tiempo.
• Residuos.
• Los gastos del proceso.
• Frecuencia de incidentes.

3. Determinar los recursos necesarios

Determinar el consumo de los recursos para la realización eficaz de cada proceso. Algunos ejemplos de recursos son:

• Recursos humanos.
• Infraestructuras.
• Ambiente de trabajo.
• Información.
• Recursos naturales.
• Materiales.
• Recursos financieros.

4. Verificar cada proceso y sus actividades relacionadas con los objetivos planificados

En este paso se debe confirmar que las características del proceso son coherentes con el propósito de la organización. Verificar que se identifican y se cumplen todos los requisitos; si no, considerar lo que es necesario o realizar actividades adicionales para mejorar el proceso.

En el siguiente artículo, podéis encontrar 10 Ejemplos de procesos necesarios en la implementación de una ISO que os pueden ser de utilidad. Además, aquí puedes encontrar un resumen de nuestro Ebook: La adopción de un enfoque basado en procesos.

El equipo de ISOTools

Con más de 15 años de experiencia, nuestro equipo de consultores expertos ha ayudado a organizaciones de todos los tamaños y sectores a certificar e implementar Sistemas de Gestión basados en normas ISO. Además, el software ISOTools Excellence es un aliado de las organizaciones que quieren agilizar la gestión y seguimiento de sus Sistemas de Gestión ISO. Uno de nuestros consultores puede ponerse en contacto contigo, contáctanos 🙂