Implementación ISO 9001

Cuando en una organización se plantea comenzar a aplicar la norma ISO 9001 lo normal es que surjan muchas preguntas y dudas para llevar a cabo a la hora de afrontar la primera implementación ISO 9001. Para la mayoría de organizaciones, el tiempo que tienen que dedicar y los recursos que tienen que aplicar son muy valiosos y el riesgo de perder ese tiempo y recursos en un proyecto mal planeado es demasiado grande.

Por ello, resulta crítico asegurarse desde el principio que se hace una correcta planificación a fin de evitar retrasos que supondrán un elevado coste y otros problemas más adelante en el proyecto. A continuación, vamos a explicar las actividades que hay que llevar a cabo una implementación ISO 9001 exitosa del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).

El primer paso: el apoyo de la Dirección

Como contamos en el artículo Cómo preparar y obtener el apoyo de la Dirección a un proyecto ISO, es clave que para llevar a buen fin una implementación ISO 9001, todos estén a bordo en el proyecto. Corresponde a la Dirección de la organización asegurarse de que se cuentan con los recursos necesarios (tiempo, personas, presupuesto y equipamiento) para iniciar y seguir con el proyecto de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad hasta su fiscalización. Si la Gerencia no está ahí para apoyar los esfuerzos del responsable o equipo de Gestión de la Calidad y eliminar los obstáculos (cuando surjan, porque a buen seguro surgirán), se producirán contratiempos y retrasos. El pleno apoyo de la Gerencia puede significar la diferencia entre un SGC exitoso y otro que sólo exista en el papel y sea poco útil para la organización.

Decidir cómo abordar la puesta en práctica

Como cualquier proyecto que pongamos en práctica, no tener los conocimientos esenciales para llevarlo adelante es arriesgado y propenso a cometer errores. Hay diferentes formas de obtener ese conocimiento:

Trabajar en solitario: esta opción es buena para aquellas organizaciones que tienen el tiempo suficiente para invertir en la formación de su propio equipo. Se necesitarán personas capacitadas en los diferentes elementos de la norma ISO 9001, la forma de documentar correctamente los procesos (te puede interesar aprender más en Certificación ISO: pasos a seguir para diseñar un proceso), y cómo realizar las auditorías internas como mínimo. Llevar a cabo este aprendizaje es factible (hay muchas organizaciones que proporcionan formación en normas ISO) pero podría tomar algún tiempo. La gran ventaja es que todo el conocimiento sobre el SGC se queda en la organización cuando se pase de la primera fase de implementación ISO 9001 a la fase de mantenimiento y mejora del SGC.

Contratar a un consultor: si la organización dispone del dinero necesario, esta es probablemente la opción más rápida ya que el consultor, si se ha hecho una buena elección, tendrá todos los conocimientos necesarios sobre la norma ISO 9001. Esto, por supuesto tiene un precio y al final del proyecto de implementación, el consultor se llevará el conocimiento consigo a menos que también se haya entrenado a miembros del equipo para mantener el sistema.

Automatizar el SGC con Software ISO: esta es una opción intermedia entre las anteriores que presenta la ventaja de que desde el primer momento se informatiza el SGC para hacer su gestión más ágil y eficiente y aporta al equipo de la organización una guía de los pasos a seguir así como documentación lista para ser usada. Además, en el caso de ISOTools Excellence, siempre se incluye un servicio de soporte para ayudar a la organización a certificar y mantener su impleentación ISO 9001. (Contacta con uno de nuestros consultores expertos si quieres saber cómo podemos ayudarte).

Puedes ampliar más información sobre las ventajas e inconvenientes de cada forma de abordar la implementación ISO 9001 en el artículo: Implementación ISO 9001: Qué opción se adapta mejor a tu caso.

Elegir el responsable de proyecto adecuado

La implementación de ISO 9001 o de cualquier otra norma ISO es un proyecto, y debe ser tratado como tal. Un buen proyecto tendrá un plan que incluya las tareas que se requiere llevar a cabo, cuándo hay que realizarlas y quién debe llevarlas a cabo. Sin este control básico, la implementación puede prolongarse o no completarse debido a que los miembros del equipo no tengan claro quién debe hacer qué. Para ello, un responsable de proyecto debe hacer seguimiento y coordinar todas las tareas.

Muchas organizaciones asignan esta tarea al responsable de Calidad, si bien esto no es obligatorio. El responsable del proyecto de implementación de una norma ISO no tiene por qué ser el experto en Calidad de la organización, si bien, necesitará saber lo suficiente sobre lo que es un Sistema de Gestión de la Calidad, las tareas a realizar y la forma de gestionar el proyecto. La elección de una persona que sea bueno gestionando y controlando proyectos puede ser la mejor opción.

Conocer los pasos que se requieren para el proyecto

Aunque hay muchos pasos individuales en el proceso de implementación y certificación de la norma ISO 9001 y el Sistema de Gestión de la Calidad, hay tres fases básicas en lo que se dividen estos pasos:

Evaluación y planificación: en esta primera fase, se obtienen el apoyo y los recursos necesario y se identifican las condiciones y el alcance del proyecto de implementación. En esta fase debería llevarse a cabo cualquier actividad de formación o adquisición de los conocimientos necesarios.

Aplicación y funcionamiento: en esta fase es cuando se redactan los documentos requeridos y se capacita a los miembros de la organización acerca del SGC y se llevan a cabo los cambios necesarios en los procesos para cumplir con la norma ISO 9001. A continuación, se define un periodo de tiempo para probar la implementación que se ha puesto en práctica, auditar los procesos, examinar el sistema y poner en marcha las acciones de mejora que sean necesarias. Esto permite recopilar los registros necesarios para demostrar que la implementación es exitosa.

Certificación: una vez que se ha completado la ejecución del proyecto de implementación ISO 9001, los auditores de un organismo de certificación evaluarán el SGC respecto al cumplimiento de los requisitos que establece la norma ISO 9001.

Para garantizar el éxito de la implementación, es clave planificar y disponer del apoyo adecuado. Una correcta planificación y una aplicación adecuada a los recursos disponibles puede aumentar en gran medida las probabilidades de éxito del proyecto. Nuestro equipo ha ayudado a organizaciones de todos los tamaños y sectores a implementar y certificar la norma ISO 9001, conoce nuestros casos de éxito.