Gestión por procesos

La Gestión por Procesos o también conocido como Business Process Management (BPM) es una manera diferente de organizar el trabajo, en la cual se pone el foco de atención en la visión del cliente. De esta forma, se gestionan los procesos de una forma estructurada y se busca su mejora continua.

Esta forma de organizar el trabajo ofrece las herramientas oportunas para lograr un flujo de trabajo más eficiente y orientado a las necesidades que presentan los clientes. Además, presta atención a las relaciones mantenidas con proveedores y clientes.

¿Que actividad puede ser realizada mediante un proceso?

Para que una actividad se pueda gestionar mediante procesos es necesario que tenga una misión bien definida, que se puedan identificar claramente las entradas y salidas, así como permitir poder ser descompuesta en tareas. La responsabilidad del proceso se puede asignar a una persona y, además, mediante la aplicación de la metodología de gestión por procesos se puede lograr la estabilización de la actividad en cuestión.

Principios de la gestión por procesos

Los pilares sobre los que se fundamenta la gestión por procesos son:

• La organización se estructura en base a los procesos, que están orientados a clientes.
• Estructura organizativa plana, en lugar de jerárquica.
• Se crean grupos multidisciplinares encargados del proceso, en sustitución de los departamentos por funciones.
• Actuación de los directivos como gestores y solucionadores.
• Orientación de los empleados en las necesidades de clientes.
• Las actividades que no aporten valor pasan a ser realizadas mediante tecnologías.

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Implementación de la gestión por procesos en una organización

De manera general, podemos definir los siguientes pasos a llevar a cabo para poder implantar una gestión por procesos en una organización:

• Compromiso de la Dirección: para poder implementar tal forma de trabajar lo primero es contar con el oportuno compromiso de la Dirección. Esto exige que estén formados y capacitados para ello.
• Sensibilización y formación: la Dirección de la organización con objeto de poder transmitir a sus empleados la filosofía de gestión por procesos ha de tomar la necesaria formación y lograr que los empleados se comprometan con el proceso sin sentirse presionados.
• Identificación de procesos: se debe realizar un inventario de procesos. Para ello, se analizarán las relaciones que existen con los empleados y clientes externos.
• Clasificación: tras la identificación anterior, se clasifican los procesos en aquellos que son claves, estratégicos y de apoyo.

• Relaciones entre procesos: se definen las relaciones que puede haber entre los procesos a fin de ver los elementos que comparten tales como instrucciones, recursos, equipos etc.
• Mapa de procesos: se trata de diagramas que recogen a través de bloques todos los procesos necesarios para el Sistema de Gestión.
• Alineación de la actividad con la estrategia: será a través de los procesos clave, como se establecerá la política y estrategia de la organización. Eso se logra creando una matriz, donde se tome como entrada a los objetivos estratégicos y grupos de interés, definiéndose así la relación entre éstos.
• Indicadores de resultados: se han de definir los KPIs ajustados a nuestras necesidades para poder realizar un análisis del rendimiento de los procesos. En este sentid, te puede resultar interesante ISO 27001: principales indicadores de rendimiento.
• Efectuar una experiencia de prueba: con el objetivo de poner a prueba la implantación.
• Establecer el Ciclo PHVA: con el fin de mantener los resultados, se aplicará inicialmente esta metodología. Para más información sobre este ciclo, se recomienda La importancia del ciclo PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar).

Software BPM – Ventajas de automatizar la gestión por procesos

Gracias a la Plataforma Tecnológica ISOTools podemos implantar una gestión de procesos de manera automatizada, al centralizarse todo el manejo en una sola herramienta, facilitando así la puesta en marcha de esta nueva forma de organizarse y contribuyendo a la mejora continua de los procesos.

Además, ISOTools a través del ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar) permite hacer más efectivo la gestión documental, logrando con ello mejoras en la comunicación con la consiguiente reducción de tiempos y costos. Además al simplificar todo esto, la organización puede dedicar más tiempo en sus clientes que son su principal grupo de interés.

El Software BPM ISOTools  permite integrar diferentes sistemas de gestión basados en el enfoque por procesos,  ayudando a que las organizaciones a centrarse en el largo plazo mediante la planificación y desarrollo de su estrategia.

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