¿Se deben conservar los documentos según el Decreto 1072?

Decreto 1072

Conservar los documentos es necesario como medida preventiva adoptada para asegurar la integridad física y funcional de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según el Decreto 1072.

Debemos comenzar por definir que es un documento y que es un registro:

Documento: es aquel que se puede modificar.

Registro: aquel que permanece inmodificable.

Los dos hacen parte de la información documentada, por lo que la verdadera razón de conservarlos de forma adecuada es:

Para preservar el conocimiento y para mantener la información que te va ayudar a la posterior toma de decisiones.
El hecho de implementar la conservación documental no tiene ninguna lógica, no tiene ninguna utilidad si la información no se utiliza después para ser analizada.
No tiene ningún sentido almacenar información solo para cumplirle a los entes de certificación o los inspectores de trabajo.
Hasta el momento en el que comprendamos que un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo nos brinda información de valor, no seguiremos llenado de papeles.

En el decreto 1072 su apartado 2.2.4.6.12 define los documentos que el jefe deberá mantener disponibles y debidamente actualizados como:

La política y los objetivos del sistema de gestión
Las responsabilidades asignadas para la implantación y mejora continua del sistema
La matriz de identificación de peligros y riesgos
El informe de condiciones de salud junto con el perfil sociodemográfico de la población trabajadora
El plan de trabajo anual firmado por el jefe y el responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
El programa de capacitación de seguridad y salud en el trabajo
Procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo
Registros de entrega de equipos de protección individual
Registros de entrega de los protocolos de seguridad
Los soportes de la convocatoria, elección y conformación de las actas de reunión o la delegación de seguridad y salud en el trabajo, además de los soportes de actuación
Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales
Plan de emergencias con su respectivo análisis de vulnerabilidad
Programas de vigilancia epidemiológica, incluidos los resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud arropados por el monitoreo biológicos
Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos ejecutados
La matriz legal actualizada que contemple las normas del sistema general de riesgos laborales que le aplican a la organización
Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios y el artículo 2.2.4.6.13 habla de la conservación documental la cual deberá realizarse de forma controlada, legible, fácilmente identificable y accesible.

Conservar los documentos es necesario como medida preventiva #Decreto1072

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Es necesario diseñar una metodología para evidenciar los cambios que se van llevando a cabo en la documentación desde su inicio, al igual que una metodología para identificar las diferentes clases de documentos que integran el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, además se deberá asegurar que las versiones de la documentación a las que se tiene acceso se encuentran vigentes. La documentación que compone el sistema de gestión tiene que ser fácilmente entendible con el fin de que pueda ser implantado tanto por personas que conocen el tema como personas que no son expertas.

Una herramienta al interior de la empresa que permita la accesibilidad y resguardo permanente a dicha información, teniendo en cuenta que los siguientes documentos deben ser guardados por 20 años de forma obligatoria:

Los perfiles epidemiológicos de salud de los empleados, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos, de retiro y los resultados de los exámenes complementarios como puede ser paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax y en general las que se lleven a cabo con el objetivo de monitorear todos los efectos hacia la salud de la exposición a los peligros y riesgos.
Resultados de las mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, para obtener como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo.
Registro de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.
Registro de suministro de elementos y equipos de protección personal.

Software Decreto 1072

La eficacia y eficiencia de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es esencial para cumplir con el objetivo de disminuir y prevenir los accidentes laborales. Para no perder ni eficacia ni eficiencia podemos recurrir a la automatización del mismo mediante herramientas como el Software ISOTools Excellence el cual da cumplimiento perfectamente a los requisitos establecidos en el Decreto 1072.