Procesos

La documentación de procesos es muy importante para cualquier empresa. Durante este artículo queremos que aprendas lo qué es, y por qué es necesaria, además de cómo llevarla a cabo.

¿Qué es la documentación de procesos?

La documentación de procesos resume todos los pasos necesarios para completar una tarea o proceso. Es una documentación interna y continua del proceso mientras se lleva a cabo, en la documentación es mucho más importante el cómo de la implementación que el cuánto del impacto del proceso.

Un negocio es un grupo de procesos que se encuentra relacionados entre sí, y si estos procesos no se encuentran documentados por escrito, puede que existan diferentes inconvenientes.

Las organizaciones tienen procesos repetibles que son la clave para que sus operaciones sean exitosas, por lo que la documentación de procesos sirve para realizar una guía fundamental de referencia para los trabajadores y directores.

Por qué se necesita la documentación de procesos

La documentación de procesos es un mapa de ruta para la empresa. Te facilita la identificación del estado actual de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea que se lleve a cabo más de una vez o que la realicen de forma numerosa las personas, tiene que ser documentada. Esto ofrece una oportunidad de uniformidad de la organización y facilita la monitorización y la supervisión de todos los procesos sobre la marcha.

La documentación de procesos permite saber que están haciendo las personas y conseguir información valiosa sobre los trabajos internos de la organización. Si no se documentan los procesos, alguien más lo va a rediseñar cada vez que se repita. Cuando un trabajador se retira de la oficina, todo el conocimiento del proceso se va con él, a menos que haya quedado registrado de forma adecuada.

Cuando se contratan empleados nuevos, es necesario contar con procesos documentados para ayudarlos a entender su rol y cómo se adecua dentro de la organización. Todos los procesos documentados facilitan la capacitación formal que permite una empresa sin problemas.

La documentación de procesos se vuelve fundamental, en especial, cuando se trata de proyectos que apuntan sobre un cambio social, ya que se centra en el registro de las percepciones y los cambios en las percepciones de los interesados que se encuentran involucrados.

Los usuarios solo quieren que las cosas se hagan. Existen muchas cosas que compiten por su atención, estos exigen información intuitiva y que se encuentra basada en tareas, y es allí donde la documentación de procesos se convierte en algo fundamental.

¿Cuál es el objetivo?

Los documentos de procesos consisten en realizar un registro de los procesos durante la ejecución del proyecto. El objetivo es aprender a implementar la adaptación de la estrategia y mejorar el procedimiento.

La gestión de los procesos de forma proactiva puede:

• Eliminar los errores
• Reducir el tiempo utilizado en tareas
• Disminuir los costos
• Reducir los recursos asociados a las tareas
• Mejorar la eficacia
• Mejorar la calidad general
• Aumentar la satisfacción del cliente y del empleado

La documentación de procesos ayuda a que otros noten los cambios en el comportamiento y las actitudes necesarias para producir los resultados deseados. Es necesario que se brinde un contexto de los procesos, así como otros pueden ver como el proyecto encaja en el panorama general y cuál es su impacto general.

Quiénes participan

Equipo del proyecto

El equipo del proyecto es el responsable de la documentación de procesos. Debe convertirse en una parte de la actividad del equipo para que el aprendizaje sea integral. Sin embargo, puede ser útil para que alguien que no se encuentre involucrado en el trabajo diario del proyecto tenga posesión de la documentación para que pueda enfocarse en registrar los procesos, organizar la información, fomentar la reflexión y distribuir la información. La persona tiene que estar informada sobre los objetivos del proyecto con el fin de permitir el aprendizaje y la adaptación a medida de que el proyecto avanza.

Interesados

Todos los interesados involucrados en un proyecto específico tienen que participar en la documentación de procesos para poder conocer las perspectivas y las opiniones de otros con el fin de ayudarlos a aprender y reflexionar.

Personas ajenas al proyecto

Las personas que no participan en el proyecto ofrecen una nueva perspectiva imparcial que ayuda a mejorar los procesos.

Plataforma ISOTools Excellence

ISOTools Excellence ayuda a que las organizaciones vean mejorada de manera continua, su gestión a través de los indicadores. Se pretende automatizar los indicadores, así como realizar el seguimiento y medición, con el fin de proporcionar una información precisa para la toma de decisiones, logrando optimizar los procesos de forma continua.