Estrategias para implementar cualquier estándar ISO

Como hemos comentado a lo largo de varios artículos, existen varias estrategias para implementar cualquier estándar ISO. Elegir uno u otro enfoque dependerá de la organización en cuestión.En este sentido, podemos diferenciar tres alternativas de estrategias para implementar cualquier estándar ISO. Por un lado, hablaremos de realizar la implantación contando únicamente con nuestros empleados, por otro lado podemos hacerlo acudiendo a un consultor externo y la tercera opción que comentaremos es un híbrido entre las dos primeras, es decir realizar la implementación con personal propio pero también apoyándose en el know-how externo.

El usar una u otra no es indistinto, es decir no todas las organizaciones pueden realizar cualquier método, sino que cada una aplicará la metodología que se adapte mejor a sus circunstancias con el fin llevar a cabo la implementación de cualquier estándar ISO de forma exitosa.

En el siguiente artículo puedes ver un caso real, de organizaciones que se benefician de la implantación de Sistemas de Gestión basados en normas ISO, y de su automatización: Automatización de Sistemas de Gestión Integrados: el caso de éxito de InterOil Colombia E&P.

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1.- Aplicación de la norma ISO contando con los recursos propios

Esta primera estrategia, se basa en implementar el estándar ISO a través de los conocimientos y capacidades que posean nuestros propios empleados.

Ventajas: al no tener que contratar servicio externo alguno, es la opción que resulta más económica. Aumenta la seguridad de la información dado que nadie ajena se pone en contacto con la misma, además mantenemos protegido nuestra manera de realizar los procesos internos. Destacar también el hecho de que al ser los propios empleados los que se encarguen de elaborar su documentación, dará lugar a una mayor involucración de éstos, incitándoles a promover cambios.

Inconvenientes: al hacerlo todo por cuenta propia, es una opción que demorará en el tiempo de implantación. Además, en caso de falta de los conocimiento oportunos por parte de los empleados, los errores ocasionados podrían hacer que termine siendo la estrategia más cara o que no se llegue a una implementación efectiva. Además, no podemos olvidar que el tiempo de nuestros empleados también supone un coste que debemos tener en cuenta.

2.- Aplicación de la norma ISO con la ayuda de un consultor

Con esta opción, para realizar la implantación de la norma ISO en cuestión, la organización contrata a un consultor externo que sea experto en la certificación e implementación de la misma. Será por tanto él, quien se encargue de elaborar el análisis de la organización, las entrevistas y la escritura la documentación entre otras tareas.

Ventajas: al ser una persona experimentada en la implantación de una determinada norma ISO, sabrá perfectamente cómo organizar el proyecto, dando lugar a una rápida implantación de la norma. Es una buena opción, para aquellas organizaciones en las que resulta inviable que sus empleados dediquen tiempo a tal proyecto y para las que el coste de pagar al consultor no suponga un problema (puede ser elevado puesto que estamos contratando un experto en la materia).

Inconvenientes: al tener que contratar los servicios de este consultor, es la opción más cara. Igualmente, mencionar el hecho de la organización queda expuesta abiertamente a un tercero, con el consiguiente riesgo que ello supone. El tercer inconveniente que encontramos a esta opción es el hecho de que al ser un tercero el que escribe la documentación, los empleados de la organización pueden entenderlo como una imposición de políticas y procedimientos, de forma que busquen la forma de evitarlos. Además, el conocimiento o know how no se conserva en la organización una vez que el consultor termina el proyecto.

3.- Aplicación de la norma ISO con un enfoque DIY(Do-it-yourself) y usando el know-How externo

Se trata de una fusión entre las dos primeras opciones. Mediante esta estrategia, los empleados se encargan de realizar todo la aplicación en su conjunto, pero adquiriendo el know-how, y la parte relativa a la documentación y de apoyo externamente.

Ventajas: mediante esta opción adquirimos el conocimiento de un experto en la implementación de normas ISO, pero, sin embargo, al encargarnos nosotros mismos de la aplicación, resulta una opción más económica que la segunda propuesta y no se expone la información confidencial a un tercero.

Inconvenientes: dado que los empleados no son expertos, la aplicación de la norma ISO no será tan rápida.

Te puede ser también de utilidad el siguiente artículo relacionado: Implementación ISO 9001: 4 cosas que tener en cuenta para iniciar tu proyecto.

Un ejemplo de aplicación de esta metodología es el apoyo de la certificación, implementación y mantenimiento de Sistemas de Gestión basados en normas ISO en un software (como ISOTools Excellence) donde la propia plataforma está diseñada para guiar el proyecto y aportar plantillas de documentación listas para usar, se cuenta con el asesoramiento de un equipo de expertos consultores y con una herramienta informática que facilita la gestión del sistema y su posterior mantenimiento.

¿Qué opción utilizar?

• Primera opción, aplicación mediante empleados: esta la usaremos si tenemos empleados experimentados, si la organización tiene información demasiado confidencial y si no disponemos de un alto presupuesto.
• Segunda opción, aplicación mediante un consultor: cuando nos urge la implantación de la norma y en caso de tener suficiente presupuesto, optaremos por acudir a un experto.
• Tercera opción, aplicación mediante metodología DIY y Know-How externo: optaremos por esta opción cuando el presupuesto es moderado y queremos conservar el conocimiento dentro de la organización.

Implementación de una ISO

El software ISOTools Excellence  es un gran aliado para agilizar todos los procesos llevar la implementación de una ISO. Contacta con uno de nuestros consultores expertos si quieres saber cómo podemos ayudarte a implementar cualquier estándar ISO con éxito.

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